Từ năm 2026, doanh nghiệp lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt tới 70 triệu đồng

LexNovum Lawyers

13/06/2026

Từ tháng 1/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (“Nghị định 310”) sẽ chính thức có hiệu lực, thể hiện xu hướng tăng cường quản lý hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn. Đáng chú ý, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt nghiêm khắc với mức phạt tiền lên đến 70 triệu đồng.

Trong bài viết này, LNV sẽ: (i) cập nhật mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm từ năm 2026; (ii) làm rõ thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành; và (iii) đưa ra một số khuyến nghị thực tiễn nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý hóa đơn.

1. Mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm từ năm 2026

Theo quy định tại Điều 1.14.a Nghị định 310, chế tài xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đã được phân loại chi tiết dựa trên mục đích sử dụng hàng hóa và số lượng hóa đơn lập sai.

(i) Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa thì mức phạt được quy định theo số hóa đơn vi phạm. Cụ thể, nếu vi phạm đối với 01 hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo. Đối với trường hợp vi phạm từ 02 đến dưới 10 hóa đơn, mức phạt tiền sẽ từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Mức phạt sẽ tăng tương ứng theo số lượng hóa đơn vi phạm và doanh nghiệp có thể đối mặt với mức phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng nếu số lượng hóa đơn sai phạm từ 100 hóa đơn trở lên.

(ii) Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cơ quan quản lý áp dụng khung hình phạt nghiêm khắc hơn. Cụ thể, trường hợp vi phạm với 01 hóa đơn, doanh nghiệp đã phải đối mặt với mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng thay vì chỉ bị cảnh cáo như nhóm đối tượng được đề cập tại mục 1.(i) nêu trên. Khi số lượng hóa đơn lập sai thời điểm từ 02 đến dưới 20, mức phạt dao động trong khoảng từ 2.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp lập sai thời điểm từ 20 đến dưới 50 hóa đơn, mức phạt sẽ từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng. Nếu số lượng hóa đơn vi phạm từ 50 đến dưới 100, mức phạt sẽ từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đỉnh điểm, đối với các sai phạm với quy mô từ 100 hóa đơn trở lên, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt mức phạt từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.

2. Thời điểm lập hóa đơn theo quy định hiện hành

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP^[1] được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1.6, Điều 2.4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP^[2], LNV khái quát một số thời điểm lập hóa đơn phổ biến như sau. Đối với các trường hợp đặc thù khác, Quý Anh/Chị vui lòng xem chi tiết tại căn cứ pháp lý nêu trên.

2.1. Thời điểm lập hóa đơn theo quy định chung:

(i) Thứ nhất, đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.

(ii) Thứ hai, đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Song, Quý Anh/Chị vui lòng lưu ý, thời điểm lập hóa đơn không bao gồm thời điểm thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng.

(iii) Thứ ba, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể:

(i) Đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Một số nhóm dịch vụ áp dụng thời điểm lập hóa đơn nêu trên có thể kể đến như: dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, dịch vụ truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính và chuyển phát, viễn thông, dịch vụ logistic, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định, dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí, và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

(ii) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

(iii) Đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate và các sản phẩm được chế biến từ dầu thô là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

(iv) Đối với hoạt động cho vay, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng theo quy định pháp luật về tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.

Đối với hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, hoạt động cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ của tổ chức kinh tế của tổ chức tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đổi ngoại tệ hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ.

(v) Các trường hợp khác theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1.6, Điều 2.4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Những khuyến nghị của LexNovum dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị xử phạt, LNV khuyến nghị doanh nghiệp chủ động rà soát quy trình nội bộ thông qua một số giải pháp sau:

(i) Đồng bộ chứng từ giữa các phòng ban: Doanh nghiệp cần tránh tình trạng bộ phận kinh doanh, kho vận hoặc bộ phận nghiệm thu chậm lập, chậm chuyển biên bản bàn giao cho kế toán. Các chứng từ liên quan cần được chuyển giao kịp thời để kế toán lập hóa đơn đúng thời điểm.

(ii) Làm rõ điều khoản hợp đồng: Hợp đồng nên quy định cụ thể thời hạn ký biên bản nghiệm thu, bàn giao. Đồng thời, doanh nghiệp cần sử dụng chính xác thuật ngữ để phân biệt giữa “tiền đặt cọc”, “tạm ứng” và “khoản thu tiền trước” nhằm xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.

(iii) Tự động hóa hệ thống: Đối với doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ hoặc thương mại điện tử, nên tích hợp phần mềm bán hàng với hệ thống hóa đơn điện tử để hạn chế sai sót do thao tác thủ công.

(iv) Lập lịch nhắc nhở hạn chót: Với các dịch vụ đặc thù phải đối soát (điện, viễn thông, logistics…), cần cài đặt cảnh báo nhắc nhở để đảm bảo chốt số liệu và lập hóa đơn trước hạn chót (như ngày mùng 7 của tháng sau).

(v) Kiểm tra, đối chiếu định kỳ: Thường xuyên rà soát sự nhất quán giữa ngày trên hợp đồng, ngày nghiệm thu/bàn giao và ngày lập hóa đơn để kịp thời phát hiện, xử lý các rủi ro về hóa đơn, chứng từ trước khi cơ quan thuế thanh tra.

Trên đây là một số nội dung cập nhật của LNV liên quan đến thời điểm lập hóa đơn và rủi ro pháp lý khi lập hóa đơn sai thời điểm trong năm 2026. Trường hợp Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết hơn về một vấn đề liên quan đến nội dung bài viết này hoặc một trường hợp cụ thể, Quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline hoặc email của LNV tại địa chỉ info@lexnovum.com.vn để được tư vấn chi tiết.

Thực hiện: Thực tập sinh Trung Tín

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.

—————————————————-

^[1] Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

^[2] Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.