Thủ tục ban hành tài liệu quản trị nhân sự và một số vấn đề doanh nghiệp thường bỏ lỡ

LexNovum Lawyers

24/02/2026

Trong quá trình soạn thảo và ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ như Quy chế dân chủ, Nội quy lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc,… LNV nhận thấy ngoài bỏ sót nội dung pháp lý bắt buộc, người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) còn thường bỏ qua việc tuân thủ các thủ tục luật định để ban hành từng tài liệu tương ứng. Việc không ban hành đúng trình tự, thủ tục có thể làm vô hiệu tài liệu, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quan hệ lao động. Thấu hiểu được điều đó, trong bài viết này, LNV sẽ phân tích một số vấn đề mà NSDLĐ dễ bỏ lỡ, đồng thời đưa ra các khuyến nghị nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro phát sinh.

1. Một số vấn đề thường gặp trong việc ban hành tài liệu quản trị nhân sự nội bộ

Thứ nhất, không thực hiện thủ tục luật định để ban hành.

NSDLĐ thường cho rằng các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ là các tài liệu quản trị thuần túy thuộc quyền định đoạt của NSDLĐ nhằm quản lý người lao động (“NLĐ”). Song, tại Việt Nam hiện nay, các tài liệu như Nội quy lao động; Quy chế thưởng; Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc; Thang lương, bảng lương và định mức lao động, pháp luật đặt ra yêu cầu NSDLĐ phải thực hiện thủ tục đối thoại để ban hành. Đối với Quy chế dân chủ cơ sở, NSDLĐ phải thực hiện thủ tục tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ. Việc ban hành mà không đi qua đúng trình tự, thủ tục được pháp luật yêu cầu có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như: (i) không đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực thi hành của văn bản; (ii) phát sinh tranh chấp và khiếu nại của NLĐ; và (iii) tác động tiêu cực đến hiệu quả quản trị nhân sự, làm suy giảm niềm tin và mức độ gắn kết giữa NLĐ và NSDLĐ.

Thứ hai, thực hiện không đủ, đúng từng bước trong mỗi thủ tục.

Một số NSDLĐ còn lúng túng trong việc phân biệt giữa tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ, dẫn đến việc xác định sai hoặc thiếu chủ thể tham gia đối thoại, tham khảo ý kiến khi ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ. Theo quy định của pháp luật lao động, đây là hai chủ thể hoàn toàn khác nhau về quyền lợi và mục đích hoạt động. Cụ thể:

Tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (bao gồm công đoàn cơ sở và tổ chức của NLĐ tại doanh nghiệp) có chức năng bảo vệ quyền lợi của NLĐ, từ đó có các quyền độc lập như đại diện NLĐ giải quyết khiếu nại, tranh chấp khi được ủy quyền (Điều 178.4 BLLĐ 2019), tổ chức đình công theo quy định của BLLĐ 2019 (Điều 178.5 BLLĐ 2019),…
Nhóm đại diện đối thoại của NLĐ chỉ được thành lập khi doanh nghiệp không có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở hoặc có NLĐ không tham gia tổ chức này, với chức năng duy nhất là tham gia thủ tục đối thoại và trao đổi ý kiến với NSDLĐ trong những trường hợp, vụ việc luật định hoặc một trong hai bên có nhu cầu. Để biết thêm thông tin về nhóm đại diện đối thoại của NLĐ, Quý Khách hàng vui lòng xem tại bài viết Nhóm đại diện đối thoại của người lao động là gì? Có bắt buộc phải có?

Theo đó, khi tổ chức đối thoại hoặc lấy ý kiến nhằm thông qua các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ, NSDLĐ cần bảo đảm lấy ý kiến của đầy đủ hai nhóm chủ thể: (i) tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và (ii) nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có).

Thứ ba, NSDLĐ “bỏ quên” việc công khai các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ.

Thực tế, không ít trường hợp NSDLĐ không phổ biến, công khai các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ đã được phê duyệt. Tuy nhiên, theo Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc phổ biến, công khai các tài liệu này là nghĩa vụ bắt buộc của NSDLĐ. Trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, NSDLĐ có thể đối mặt với nhiều hệ quả như: (i) NLĐ không nắm rõ quyền và nghĩa vụ của mình; (ii) khó khăn trong việc áp dụng kỷ luật lao động hoặc đánh giá hiệu quả công việc; và (iii) tài liệu nội bộ bị xem là không có giá trị ràng buộc khi phát sinh tranh chấp. Vì vậy, sau khi ban hành, NSDLĐ nên áp dụng các hình thức công bố sao cho đảm bảo tất cả NLĐ đều được tiếp cận đầy đủ thông tin.

2. Các khuyến nghị tuân thủ dành cho NSDLĐ

Từ những vấn đề kể trên, để việc ban hành các tài liệu quản trị nhân sự được thực hiện đúng quy định pháp luật và phát huy hiệu quả trong thực tiễn, NSDLĐ có thể cân nhắc một số lưu ý sau:

Một là, xác định đúng các chủ thể tham gia đối thoại và lấy ý kiến. Trước khi tiến hành ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ, NSDLĐ cần rà soát tình hình thực tế tại đơn vị để xác định chính xác các chủ thể đại diện NLĐ có quyền tham gia đối thoại và tham khảo ý kiến. Cụ thể:

Cần làm rõ doanh nghiệp đã có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở hay chưa?
Xem xét việc thành lập nhóm đại diện đối thoại của NLĐ trong trường hợp (i) NSDLĐ có NLĐ không tham gia tổ chức đại diện tại cơ sở; hoặc (ii) không có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.

Sau đó, NSDLĐ và NLĐ tiến hành lập danh sách thành viên đại diện tham gia đối thoại của mỗi bên định kỳ ít nhất 02 năm một lần và công bố công khai tại nơi làm việc; số lượng và tỷ lệ thành viên đại diện được thực hiện theo Điều 38.1 và Điều 38.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Việc xác định đúng và đầy đủ các chủ thể tham gia ngay từ đầu sẽ giúp NSDLĐ tổ chức đối thoại, lấy ý kiến đúng quy định, tránh nguy cơ tài liệu bị xem là không hợp lệ do thiếu thành phần tham gia theo luật định.

Hai là, tuân thủ quy trình tổ chức đối thoại, lấy ý kiến NLĐ. NSDLĐ cần xây dựng và áp dụng một khung quy trình, biểu mẫu nội bộ cho hoạt động đối thoại tại nơi làm việc và cho hoạt động đối thoại, lấy ý kiến NLĐ và ban hành tài liệu quản trị nhân sự nội bộ nói riêng. Đối với trường hợp ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ, NSDLĐ cần tổ chức đối thoại theo vụ việc được quy định tại Điều 62.3 BLLĐ 2019 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, để tiến hành đối thoại với NLĐ, NSDLĐ cần thực hiện một số công việc sau:

Xác định nội dung đối thoại, dự thảo nội dung và các tài liệu liên quan để gửi trước đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên NLĐ;
Thông báo kế hoạch đối thoại: gửi thông báo bằng văn bản cho các chủ thể tham gia đối thoại về thời gian, địa điểm, thành phần và nội dung dự kiến đối thoại;
Tổ chức cuộc họp đối thoại: bảo đảm sự tham gia đầy đủ của các chủ thể đại diện NLĐ, tạo điều kiện để NLĐ được trình bày ý kiến, trao đổi và thảo luận một cách dân chủ, công khai;
Lập biên bản đối thoại: ghi nhận trung thực, đầy đủ các diễn biến, ý kiến thảo luận của các bên trong buổi đối thoại;
Tiếp thu, giải trình và hoàn thiện tài liệu: trên cơ sở ý kiến tại cuộc đối thoại, NSDLĐ xem xét tiếp thu các đề xuất hợp lý của NLĐ, giải trình đối với các ý kiến chưa thể tiếp thu và hoàn thiện nội dung tài liệu trước khi ban hành chính thức.

Ba là, thực hiện công khai tài liệu và đăng ký với cơ quan nhà nước (nếu có). Sau khi hoàn tất quy trình đối thoại và chính thức ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ, NSDLĐ có trách nhiệm công khai nội dung tài liệu cho toàn thể NLĐ biết và thực hiện. Việc công khai phải được thực hiện bằng các hình thức phù hợp như niêm yết tại nơi làm việc, gửi qua hệ thống email nội bộ, cổng thông tin của đơn vị hoặc các phương thức thông báo khác bảo đảm mọi NLĐ đều có thể tiếp cận. Bên cạnh đó, đối với một số tài liệu quản trị nhân sự nội bộ theo quy định của pháp luật lao động phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (chẳng hạn như Nội quy lao động), NSDLĐ cần thực hiện đúng thủ tục đăng ký, thời hạn và hồ sơ theo quy định tại Điều 119 BLLĐ 2019.

Trên đây là một số nội dung liên quan đến những thiếu sót mà NSDLĐ dễ gặp phải khi ban hành các tài liệu quản trị nhân sự nội bộ và các khuyến nghị nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật lao động hiện hành. Việc xây dựng và ban hành các tài liệu này không chỉ là yêu cầu về mặt quản trị mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của NSDLĐ. Trường hợp Quý Khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ xây dựng hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ đáp ứng quy định của pháp luật lao động, vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV để được hướng dẫn cụ thể.

Người thực hiện: Cộng sự Quế Trân

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.