Những tác động thực tiễn khi Việt Nam gia nhập “Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với giấy tờ công của nước ngoài” (Công ước Apostille)

LexNovum Lawyers

02/03/2026

Ngày 13/01/2026, Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan, cơ quan lưu chiểu của Công ước La Hay 1961, đã có thông báo chính thức về việc Việt Nam nộp Văn kiện gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) vào ngày 31/12/2025. Theo quy định của Công ước, Công ước Apostille sẽ chính thức có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không đưa ra phản đối việc gia nhập này kể từ ngày 11/9/2026.^[1]

Trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thúc đẩy chuyển đổi số và cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh, việc tham gia Công ước Apostille thể hiện cam kết mạnh mẽ của Việt Nam trong việc hài hòa các chuẩn mực pháp lý với thông lệ quốc tế. Đây được xem là nền tảng quan trọng giúp đơn giản hóa quy trình công nhận giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên, qua đó tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động thương mại, đầu tư, học tập và di chuyển xuyên biên giới của người dân và doanh nghiệp.

Trong bài viết này, LexNovum Lawyers (“LNV”) sẽ trình bày khái quát về cơ chế và phạm vi áp dụng của Công ước Apostille, những tác động thực tiễn khi Công ước có hiệu lực và một số vấn đề cần lưu ý khi áp dụng Công ước.

1. Khái quát về cơ chế và phạm vi áp dụng của Công ước Apostille

Công ước Apostille được thông qua năm 1961 nhằm tháo gỡ rào cản thủ tục trong việc công nhận và sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Thay vì áp dụng quy trình hợp pháp hóa lãnh sự vốn cần nhiều bước xác nhận tại cả quốc gia phát hành và quốc gia tiếp nhận, Công ước thiết lập một cơ chế thống nhất và đơn giản hơn: giấy tờ công chỉ cần được xác thực thông qua việc dán tem Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia phát hành cấp. Song, tem này chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung tài liệu.

Phạm vi giấy tờ công được áp dụng theo Công ước sẽ xác định theo pháp luật của quốc gia nơi ban hành và phù hợp với quy định tại Điều 1 Công ước, bao gồm giấy tờ do cơ quan nhà nước hoặc cơ quan tư pháp lập, giấy tờ hành chính, các văn bản công chứng, các văn bản chứng thực chữ ký và chứng nhận chính thức trên các giấy tờ được ký với tư cách cá nhân (trừ các giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự và các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan).

Với việc Việt Nam gia nhập, Công ước Apostille hiện có 129 quốc gia thành viên. Theo quy định của Công ước, mỗi quốc gia thành viên phải chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille. Tại Việt Nam, thẩm quyền cấp tem Apostille được giao cho Bộ Ngoại giao, bao gồm Cục Lãnh sự tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Về hình thức, bên cạnh việc cấp Apostille dưới dạng bản giấy theo phương thức truyền thống, Việt Nam cũng triển khai Apostille điện tử (e-Apostille) theo tiêu chuẩn quốc tế. Việc áp dụng đồng thời hai hình thức này giúp tăng tính linh hoạt trong xử lý hồ sơ, đồng thời phù hợp với định hướng hiện đại hóa và số hóa thủ tục hành chính.

2. Tác động thực tiễn của Công ước Apostille khi có hiệu lực đối với Việt Nam

Việc triển khai Công ước Apostille sẽ tạo ra sự thay đổi đáng kể trong quy trình công nhận, sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các nước thành viên. Thay vì phải trải qua nhiều bước chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp, giấy tờ công chỉ cần được cấp tem Apostille tại quốc gia phát hành để được công nhận tại quốc gia tiếp nhận. Sự thay đổi này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm gánh nặng thủ tục cho người dân và doanh nghiệp. Theo đó:

(i) Đối với cá nhân: Khi Công ước được áp dụng, việc công nhận và sử dụng những tài liệu như giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, văn bằng, chứng chỉ, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản ủy quyền khi được sử dụng tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam (trong trường hợp do cơ quan nước ngoài cấp) sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn. Thời gian thực hiện thủ tục được rút ngắn, chi phí hành chính giảm, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh do quy trình xác nhận kéo dài. Điều này có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh nhu cầu học tập, làm việc xuyên biên giới ngày càng gia tăng, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài cũng như người nước ngoài đang sinh sống, làm việc tại Việt Nam.

(ii) Đối với doanh nghiệp: Công ước Apostille giúp đẩy nhanh việc công nhận các tài liệu pháp lý phục vụ hoạt động đầu tư và kinh doanh của các nhà đầu tư nước ngoài, bao gồm hồ sơ thành lập doanh nghiệp, điều chỉnh nội dung đăng ký kinh doanh, tài liệu ủy quyền, nghị quyết hoặc giấy tờ pháp lý của công ty mẹ ở nước ngoài. Dù Công ước không áp dụng trực tiếp với các giấy tờ hành chính liên quan đến thương mại hoặc hải quan, việc rút gọn quy trình xác thực giấy tờ công vẫn mang lại lợi ích thực tiễn đáng kể cho quá trình chuẩn bị và triển khai các giao dịch đầu tư, mua bán, sáp nhập trong hoạt động thương mại quốc tế.

(iii) Đối với cơ quan nhà nước: Việc thực thi Công ước Apostille giúp hệ thống thủ tục hành chính của Việt Nam tiệm cận hơn với các chuẩn mực quốc tế, qua đó giảm áp lực cho các cơ quan có thẩm quyền trong công tác chứng nhận và xác minh giấy tờ, đồng thời hỗ trợ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lãnh sự và tư pháp.

3. Một số vấn đề cần lưu ý khi Công ước Apostille có hiệu lực

Mặc dù Công ước Apostille mang lại nhiều thuận lợi về mặt thủ tục hành chính, cá nhân và doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng khi sử dụng giấy tờ công trong giai đoạn chuyển tiếp và sau khi Công ước có hiệu lực. Cụ thể:

(i) Phạm vi áp dụng của Công ước

Công ước chỉ có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên không phản đối việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille. Do đó, trước khi thực hiện thủ tục, cá nhân, doanh nghiệp cần kiểm tra xem quốc gia nơi giấy tờ sẽ được sử dụng có thuộc phạm vi áp dụng hay không. Đối với các quốc gia không phải thành viên hoặc có phản đối, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như phương thức truyền thống vẫn có thể được yêu cầu.

Ngoài ra, Công ước không áp dụng đối với các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Vì vậy, trong các giao dịch chuyên ngành, cá nhân, doanh nghiệp cần rà soát kỹ yêu cầu pháp lý cụ thể để xác định thủ tục phù hợp.

(ii) Apostille không xác nhận nội dung tài liệu

Tem Apostille chỉ chứng nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu và chức danh của người ký trên giấy tờ công, không xác nhận nội dung của tài liệu. Theo đó, cơ quan tiếp nhận vẫn có quyền xem xét nội dung và có thể yêu cầu bổ sung thêm tài liệu liên quan để đáp ứng việc sử dụng giấy tờ công này theo quy định pháp luật nội địa.

Trên đây là một số nội dung cập nhật của LNV liên quan đến việc gia Việt Nam gia nhập Công ước Apostille và một số nội dung cần lưu ý. Trường hợp cần được tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV.

Người thực hiện: Cộng sự Hoàng Vy

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.

———————————-

^[1] Phòng Tư pháp quốc tế và tương trợ tư pháp, Vụ Pháp luật quốc tế, Việt Nam gia nhập Công ước Apostille.