Người lao động từ chối khám sức khỏe định kỳ – Doanh nghiệp cần làm gì?

LexNovum Lawyers

07/10/2026

Trong quá trình tư vấn, LNV ghi nhận không ít trường hợp doanh nghiệp đã ký hợp đồng với cơ sở y tế, bố trí thời gian khám trong giờ làm việc, thanh toán toàn bộ chi phí nhưng đến khi kết thúc đợt khám vẫn còn một số người lao động (“NLĐ”) chưa thực hiện. Có người vắng mặt do nghỉ ốm hoặc đi công tác, có người không sắp xếp được thời gian, cũng có trường hợp NLĐ chủ động từ chối tham gia.

Vấn đề trở nên đáng lưu ý khi pháp luật hiện hành quy định trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe trực tiếp cho người sử dụng lao động (“NSDLĐ”), đồng thời áp dụng chế tài theo số lượng NLĐ đối với hành vi không tổ chức khám. Trong khi đó, NSDLĐ không phải lúc nào cũng có thể bảo đảm bằng biện pháp thực tế rằng từng NLĐ sẽ có mặt và hoàn thành việc khám.

Trong bài viết này, LexNovum Lawyers (“LNV”) phân tích phạm vi nghĩa vụ của NSDLĐ, cách xử lý trường hợp NLĐ không tham gia khám và các tài liệu doanh nghiệp nên chuẩn bị để có cơ sở giải trình khi phát sinh kiểm tra hoặc tranh chấp.

1. Khi nào NSDLĐ có thể bị xem là không thực hiện nghĩa vụ khám sức khỏe?

1.1. Pháp luật đặt nghĩa vụ “tổ chức khám” lên NSDLĐ

Khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (“Luật ATVSLĐ”) yêu cầu NSDLĐ hằng năm phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho NLĐ. Đối với một số nhóm lao động đặc thù, trong đó có người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, NLĐ chưa thành niên, người cao tuổi và người khuyết tật, tần suất tối thiểu là 06 tháng một lần.

Điều luật sử dụng cụm từ “tổ chức khám sức khỏe”, qua đó đặt lên NSDLĐ trách nhiệm chủ động bố trí việc khám cho NLĐ. Trên thực tế, việc tổ chức thường thể hiện qua một chuỗi công việc gồm xác định đối tượng phải khám, lựa chọn cơ sở y tế đủ điều kiện, bố trí thời gian và địa điểm, thông báo cho NLĐ, chi trả chi phí và theo dõi kết quả thực hiện.

Vì vậy, khi đánh giá việc tuân thủ, LNv cho rằng không nên chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng là có bao nhiêu NLĐ đã có giấy khám sức khỏe. Trường hợp doanh nghiệp chưa triển khai bất kỳ hoạt động nào khác với trường hợp doanh nghiệp đã tổ chức đầy đủ nhưng một số NLĐ không tham gia. Hai tình huống này cần được phản ánh khác nhau trong hồ sơ thực tế.

1.2. Khi NLĐ từ chối hoặc không hoàn thành việc khám bệnh, có thể kết luận NSDLĐ đã vi phạm hay không?

Khoản 2 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với mỗi NLĐ, tối đa không quá 75.000.000 đồng, đối với NSDLĐ có hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho NLĐ; đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc tổ chức khám theo quy định.

Theo LNV, cách mô tả hành vi vi phạm tại quy định này có ý nghĩa quan trọng. Nghị định xử phạt hành vi “không tổ chức khám”, chứ không xác định vi phạm chỉ dựa trên việc một NLĐ cuối cùng có hay không có kết quả khám sức khỏe. Vì vậy, khi một số NLĐ chưa hoàn thành khám, cơ quan có thẩm quyền vẫn cần xem xét doanh nghiệp đã thực tế triển khai nghĩa vụ tổ chức khám đến đâu, thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng.

Cách hiểu này cũng có thể được đối chiếu với lịch sử của quy định xử phạt. Khoản 2 Điều 21 Nghị định 28/2020/NĐ-CP trước đây từng quy định rõ trường hợp NSDLĐ đã tổ chức khám nhưng NLĐ không muốn khám thì không thuộc trường hợp bị xử phạt. Trong quá trình xây dựng Nghị định 12/2022/NĐ-CP, phần loại trừ này đã bị bỏ ngay từ bản dự thảo công khai năm 2021 và không xuất hiện trở lại trong văn bản chính thức. Nghị định 283/2026/NĐ-CP hiện nay tiếp tục duy trì cách quy định này. Qua các hồ sơ xây dựng văn bản công khai mà LNV rà soát, chưa thấy cơ quan soạn thảo giải thích riêng rằng việc bỏ ngoại lệ trên nhằm buộc NSDLĐ phải chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp NLĐ chủ động từ chối khám. Dù vậy, việc ngoại lệ không còn được ghi nhận chưa đủ để suy ra rằng chỉ cần NLĐ chưa có kết quả khám thì NSDLĐ đương nhiên bị xem là vi phạm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không thể chỉ gửi một thông báo rồi cho rằng nghĩa vụ của mình đã hoàn tất. Việc “tổ chức khám” cần được thể hiện bằng các hoạt động thực tế như lựa chọn cơ sở khám phù hợp, bố trí thời gian và địa điểm, thông báo cho NLĐ, chi trả chi phí và tạo điều kiện hợp lý để NLĐ tham gia. Trường hợp NLĐ vắng mặt vì lý do khách quan, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc bố trí cơ hội khám bổ sung trước khi xác định người đó không hợp tác.

Do đó, khi NLĐ vẫn chưa hoàn thành khám sau khi các điều kiện cần thiết đã được bố trí, vấn đề trọng tâm không còn nằm ở việc doanh nghiệp có thể viện dẫn một “ngoại lệ” như trước đây hay không, mà ở khả năng chứng minh mình đã thực hiện đầy đủ phần nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của NSDLĐ. Đây cũng là lý do hồ sơ về quá trình tổ chức khám có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phải giải trình với cơ quan có thẩm quyền.

2. NLĐ không tham gia khám nên được xử lý như thế nào?

2.1. Trước hết cần xác định NLĐ “không thể tham gia” hay “từ chối tham gia”

Trong thực tế, danh sách NLĐ chưa khám thường bao gồm nhiều nguyên nhân khác nhau. Một người đang nghỉ thai sản, điều trị bệnh, đi công tác hoặc làm việc tại một địa điểm khác vào ngày khám chưa thể được xem là người từ chối tham gia. Đối với những trường hợp này, doanh nghiệp nên tiếp tục tạo điều kiện để NLĐ hoàn thành việc khám, chẳng hạn, bố trí đợt bổ sung, cho phép NLĐ đến trực tiếp cơ sở y tế trong một khoảng thời gian nhất định hoặc áp dụng phương án khác phù hợp với điều kiện tổ chức. Việc này vừa bảo đảm mục tiêu chăm sóc sức khỏe, vừa giúp doanh nghiệp chứng minh rằng cơ hội tham gia khám đã được cung cấp một cách thực tế.

Chỉ khi NLĐ đã được thông báo đầy đủ, có điều kiện phù hợp để tham gia nhưng vẫn chủ động không thực hiện, doanh nghiệp mới nên ghi nhận trường hợp đó theo hướng NLĐ từ chối hoặc không hợp tác. Việc phân loại đúng nguyên nhân sẽ giúp hồ sơ phản ánh chính xác sự việc và tránh tình trạng yêu cầu NLĐ ký “đơn từ chối” trong khi họ chỉ đơn thuần vắng mặt vì lý do khách quan.

2.2. Trách nhiệm của NLĐ cần được xem xét theo từng loại hình khám

Đối với khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, pháp luật chuyên ngành đặt ra trách nhiệm rõ hơn cho NLĐ. Thông tư 56/2025/TT-BYT quy định NLĐ có trách nhiệm tham gia đầy đủ các đợt khám bệnh nghề nghiệp do NSDLĐ tổ chức và tuân theo chỉ định của bác sĩ. Yêu cầu này gắn trực tiếp với việc phòng ngừa và phát hiện bệnh nghề nghiệp. Khi NLĐ làm việc trong môi trường có yếu tố nguy cơ nhưng từ chối tham gia khám, việc từ chối có thể ảnh hưởng đến cả hoạt động quản lý ATVSLĐ của doanh nghiệp. Do đó, NSDLĐ nên thông báo rõ đây là hoạt động khám có liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ ATVSLĐ, yêu cầu NLĐ tham gia trong thời hạn hợp lý và ghi nhận việc không hợp tác nếu NLĐ vẫn tiếp tục từ chối. Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng cơ chế xử lý theo nội quy lao động và quy định ATVSLĐ đã được ban hành hợp lệ.

Đối với khám trước khi bố trí làm việc hoặc trước khi chuyển sang nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hơn, kết quả khám còn liên quan trực tiếp đến quyết định bố trí công việc. Điều 21 Luật ATVSLĐ yêu cầu NSDLĐ tổ chức khám trong các trường hợp này. Nếu NLĐ không thực hiện việc khám cần thiết, doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu người đó ký xác nhận tự chịu rủi ro rồi vẫn bố trí vào công việc khi điều kiện sức khỏe chưa được xác định. Phương án thận trọng hơn là tạm thời chưa bố trí NLĐ vào vị trí cần kết quả khám cho đến khi yêu cầu sức khỏe được hoàn tất, đồng thời thông báo rõ lý do và tạo điều kiện để NLĐ thực hiện việc khám trong thời gian phù hợp.

Đối với khám sức khỏe định kỳ thông thường, nghĩa vụ “tổ chức” được quy định trực tiếp đối với NSDLĐ. Vì vậy, nếu NLĐ không tham gia, doanh nghiệp nên trước hết xác định nguyên nhân, bố trí cơ hội khám bổ sung nếu có lý do khách quan và chỉ ghi nhận là trường hợp từ chối khi NLĐ đã được tạo điều kiện hợp lý nhưng vẫn chủ động không thực hiện. Nếu doanh nghiệp muốn xử lý hành vi này dưới góc độ kỷ luật lao động, cần kiểm tra trước nội quy lao động, quy trình ATVSLĐ và căn cứ pháp luật áp dụng, tránh xử lý ngay chỉ dựa trên việc NLĐ không có mặt tại một đợt khám.

2.3. Một giải pháp từ nội quy lao động để xử lý trường hợp NLĐ không phối hợp

Từ thực tiễn tư vấn, LNV nhận thấy một giải pháp doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện là quy định rõ nghĩa vụ phối hợp của NLĐ đối với các hoạt động khám sức khỏe có liên quan đến ATVSLĐ ngay trong nội quy lao động hoặc quy trình nội bộ. Cách làm này đặc biệt hữu ích trong trường hợp doanh nghiệp đã tổ chức khám và tạo điều kiện hợp lý nhưng NLĐ vẫn cố tình không tham gia.

Cơ sở cho giải pháp này nằm ở Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, theo đó, nội quy lao động có thể quy định về an toàn, vệ sinh lao động và các hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Đồng thời, khoản 3 Điều 127 cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn có cơ sở xử lý trường hợp NLĐ không phối hợp, nghĩa vụ tham gia các đợt khám bắt buộc, trách nhiệm thông báo khi không thể có mặt và yêu cầu tham gia đợt khám bổ sung nên được quy định từ trước.

Tuy nhiên, nội dung này cần được thiết kế có giới hạn. Doanh nghiệp nên chỉ áp dụng đối với các hoạt động khám phục vụ nghĩa vụ pháp luật hoặc yêu cầu ATVSLĐ, đồng thời tách biệt với các xét nghiệm bổ sung mang tính phúc lợi và tự nguyện. Việc NLĐ không lựa chọn một xét nghiệm tự nguyện không nên bị xem là vi phạm nghĩa vụ lao động.

Theo LNV, giá trị của giải pháp này nằm ở việc doanh nghiệp không phải chờ đến khi NLĐ từ chối khám mới tìm cách xử lý. Khi nghĩa vụ hợp tác, cơ chế thông báo và phương án khám bổ sung đã được quy định trước, doanh nghiệp sẽ có cơ sở rõ hơn để yêu cầu NLĐ thực hiện và, nếu NLĐ vẫn cố tình không phối hợp, xem xét biện pháp xử lý phù hợp theo đúng trình tự của pháp luật lao động.

3. Doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ như thế nào khi NLĐ từ chối khám?

Khi phát sinh trường hợp NLĐ không tham gia khám, điều doanh nghiệp cần chuẩn bị không chỉ là tài liệu ghi nhận việc từ chối, mà là một bộ hồ sơ đủ để chứng minh toàn bộ quá trình thực hiện nghĩa vụ tổ chức khám. Hồ sơ này cần cho thấy doanh nghiệp đã có kế hoạch, đã bố trí cơ sở khám, thời gian và điều kiện tham gia, đã thông báo cho NLĐ và đã tạo cơ hội hợp lý để việc khám được thực hiện.

Theo LNV, hồ sơ nên thể hiện được ít nhất các nội dung gồm (1) kế hoạch khám, (2) hợp đồng hoặc xác nhận đặt dịch vụ với cơ sở y tế, (3) danh sách NLĐ thuộc diện khám, (4) thông báo về thời gian và địa điểm, tài liệu chứng minh NLĐ đã nhận thông báo, (5) danh sách tham gia thực tế, (6) phương án khám bổ sung (nếu có) và (7) chứng từ liên quan đến chi phí tổ chức. Nếu một NLĐ vẫn không tham gia, doanh nghiệp cần lưu thêm (8) tài liệu ghi nhận nguyên nhân, chẳng hạn xác nhận của NLĐ, email trao đổi, tin nhắn trên hệ thống nội bộ, xác nhận của quản lý trực tiếp hoặc biên bản ghi nhận sự việc.

Trường hợp NLĐ chủ động từ chối, doanh nghiệp có thể lập “Xác nhận về việc không tham gia khám sức khỏe định kỳ” hoặc “Biên bản ghi nhận việc không tham gia khám sức khỏe”, trong đó nêu rõ doanh nghiệp đã tổ chức đợt khám nào, đã thông báo và tạo điều kiện ra sao, có bố trí cơ hội khám bổ sung hay không và NLĐ vẫn lựa chọn không tham gia. Nếu NLĐ không ký, doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản ghi nhận việc từ chối ký và lưu kèm các tài liệu chứng minh quá trình đã trao đổi với NLĐ. Khi doanh nghiệp có thể chứng minh đầy đủ quá trình tổ chức, thông báo, tạo điều kiện và ghi nhận việc NLĐ không hợp tác, cơ sở giải trình trước cơ quan có thẩm quyền sẽ rõ ràng và thuyết phục hơn.

Từ các phân tích trên, LNV cho rằng trường hợp NLĐ từ chối khám sức khỏe không nên được xử lý theo hướng đơn giản hóa trách nhiệm về một phía. Pháp luật hiện hành vẫn đặt nghĩa vụ tổ chức khám lên NSDLĐ, nhưng việc đánh giá tuân thủ cần xem xét doanh nghiệp đã thực tế triển khai nghĩa vụ đó đến đâu và nguyên nhân nào dẫn đến việc NLĐ chưa hoàn thành khám. Vì vậy, doanh nghiệp nên kết hợp vừa xây dựng cơ chế yêu cầu NLĐ phối hợp phù hợp với từng loại hình khám, vừa chuẩn bị hồ sơ đủ để chứng minh quá trình tổ chức, thông báo, tạo điều kiện và xử lý trường hợp không hợp tác. Đây là cơ sở quan trọng để phân biệt trường hợp NSDLĐ không thực hiện nghĩa vụ với trường hợp nghĩa vụ đã được thực hiện nhưng kết quả cuối cùng bị ảnh hưởng bởi hành vi của NLĐ.

Thực hiện: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Những thông tin tại tài liệu này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi. Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.