MỘT SỐ LƯU Ý CHO NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG TRONG QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG

LexNovum Lawyers

18/03/2026

Thông thường, trước khi bắt đầu xác lập quan hệ lao động, người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) sẽ triển khai các hoạt động tuyển dụng nhằm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động. Tuy nhiên, trong quá trình tư vấn tuân thủ pháp luật lao động, LexNovum Lawyers (“LNV”) nhận thấy rằng NSDLĐ thường bỏ quên hoặc chưa chú trọng đúng mức đến các yêu cầu pháp lý trong giai đoạn tuyển dụng, vốn là giai đoạn đặt nền tảng cho toàn bộ quan hệ lao động sau này. Trong bài viết này, LNV sẽ liệt kê một số trách nhiệm mà NSDLĐ cần chú ý và đưa ra khuyến nghị phù hợp cho NSDLĐ khi thực hiện hoạt động tuyển dụng trong phạm vi i) pháp luật lao động và ii) pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân (“DLCN”).

1. Trong phạm vi pháp luật lao động

NSDLĐ thường chủ quan, cho rằng chỉ khi bắt đầu quan hệ lao động mới cần tuân thủ pháp luật lao động. Song, trên thực tế, nghĩa vụ tuân thủ đã phát sinh ngay từ giai đoạn tuyển dụng, bao gồm:

Thứ nhất, mô tả thông tin tuyển dụng rõ ràng, trung thực. Trên cơ sở quy định tại Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLĐ 2019”) về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động (“HĐLĐ”), NSDLĐ có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực cho ứng viên về công việc, điều kiện làm việc, địa điểm làm việc, tiền lương, thời giờ làm việc và các chế độ liên quan trước khi giao kết HĐLĐ. Việc không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc NLĐ hiểu sai về bản chất công việc và điều kiện làm việc, từ đó làm phát sinh tranh chấp sau khi HĐLĐ được giao kết.

Trường hợp người lao động (“NLĐ”) không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, NLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước theo quy định tại Điều 35.2 BLLĐ 2019 (trừ trường hợp NSDLĐ chuyển NLĐ làm việc khác so với HĐLĐ theo quy định tại Điều 29 BLLĐ 2019). Ngoài ra, nếu NSDLĐ bố trí NLĐ làm việc ở địa điểm khác với địa điểm đã thỏa thuận trong HĐLĐ sẽ bị phạt tiền từ 6 triệu đồng – 14 triệu đồng theo quy định tại Điều 6.1 và Điều 11.2.a Nghị định 12/2022/NĐ-CP (“Nghị định 12”).

Do đó, để tiết kiệm thời gian, công sức của các bên, LNV khuyến nghị NSDLĐ cung cấp thông tin tuyển dụng một cách đầy đủ, rõ ràng và nhất quán ngay từ giai đoạn ban đầu; đồng thời, bảo đảm các nội dung đã trao đổi với ứng viên được phản ánh chính xác trong HĐLĐ.

Thứ hai, bảo đảm bình đẳng trong quá trình tuyển dụng. Thực tế nhiều NSDLĐ thường đăng tin tuyển dụng với nội dung “chỉ tuyển nam không tuyển nữ” hoặc “không tuyển người thuộc vùng A, B và C”,… mà không có sự giải thích rõ ràng về lý do ưu tiên hoặc sự cần thiết của các tiêu chí này đối với vị trí công việc được tuyển dụng. Hành vi nêu trên có thể bị xem là hành vi phân biệt đối xử[1] bị cấm theo quy định tại Điều 3.8 và Điều 8.1 BLLĐ 2019.

Tùy vào từng hành vi vi phạm mà NSDLĐ có thể bị cơ quan có thẩm quyền áp dụng một trong hai khung chế tài sau:

(i) Theo Điều 8.2, Điều 8.5 và Điều 5.2 Nghị định 125/2021/NĐ-CP, NSDLĐ có thể bị phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả (buộc khôi phục lại quyền lợi hợp pháp của NLĐ) đối với các hành vi:

Phân biệt đối xử về giới trong bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động;
Ép buộc hoặc nghiêm cấm người khác lựa chọn việc làm, nơi làm việc, nghề nghiệp vì định kiến giới;
Phân biệt đối xử về giới trong phân công công việc dẫn đến chênh lệch về thu nhập;
Từ chối tuyển dụng hoặc tuyển dụng hạn chế NLĐ thuộc một giới tính nhất định;
Đặt ra và thực hiện các quy định, quy chế có sự phân biệt đối xử về giới tính. Lưu ý, riêng đối với hành vi này, NSDLĐ có thể bị xử phạt từ 40 triệu – 60 triệu đồng và áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả (buộc sửa đổi hoặc bãi bỏ các quy định, quy chế của cơ quan, tổ chức, cá nhân có sự phân biệt đối xử về giới tính) – Điều 8.3 và Điều 8.5 Nghị định 125/2021/NĐ-CP.

(ii) Theo Điều 8.2.a và Điều 6.1 Nghị định 12, NSDLĐ có các hành vi phân biệt đối xử không thuộc các hành vi vi phạm nêu trên, NSDLĐ có thể bị phạt từ 10 – 20 triệu đồng.

Như vậy, pháp luật nghiêm cấm NSDLĐ có hành vi phân biệt đối xử trong lao động. Trong trường hợp đặc thù, khi tính chất công việc gắn với yếu tố nhạy cảm về giới tính hoặc đòi hỏi điều kiện thể chất, độ tuổi nhất định, thì trong phần mô tả công việc, NSDLĐ nêu rõ các tiêu chí tuyển dụng và lý do tương ứng mới có thể được coi là có cơ sở và phù hợp.

Ngoài vấn đề kể trên, trong một số tình huống phỏng vấn hoặc ký HĐLĐ, một số NSDLĐ vẫn đặt ra các điều kiện mang tính hạn chế quyền nhân thân của NLĐ, chẳng hạn như yêu cầu NLĐ cam kết không mang thai trong vòng 02 năm, không kết hôn trong một khoảng thời gian nhất định hoặc trì hoãn việc sinh con. Tuy nhiên, quyền kết hôn và quyền sinh con là quyền cơ bản của con người, được Nhà nước bảo hộ theo Điều 36 Hiến pháp 2013. Do đó, việc NSDLĐ đặt điều kiện hạn chế các quyền này trong quan hệ lao động về bản chất là sự can thiệp vào quyền nhân thân của NLĐ. Mặc dù các bên có quyền thỏa thuận về điều kiện lao động theo BLLĐ 2019, nhưng thỏa thuận không được trái pháp luật và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của NLĐ. Vì vậy, việc NSDLĐ yêu cầu NLĐ cam kết không kết hôn hoặc không mang thai trong một thời gian nhất định có thể bị coi là trái pháp luật hôn nhân và gia đình (Điều 10 pháp lệnh dân số 2003, sửa đổi bổ sung 2025; Điều 5.1 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014) và thỏa thuận đó có thể vô hiệu do vi phạm điều cấm của pháp luật theo Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015. Ngoài ra, việc NLĐ kết hôn hoặc mang thai cũng không phải là căn cứ để NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ theo Điều 36 BLLĐ 2019. Do đó, việc đặt ra các điều kiện này không chỉ không có giá trị pháp lý mà còn có thể trở thành yếu tố bất lợi cho NSDLĐ khi phát sinh tranh chấp lao động.

2. Trong phạm vi pháp luật bảo vệ DLCN

Hiện nay, với sự ra đời của pháp luật bảo vệ DLCN, NSDLĐ không chỉ phải tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, mà còn có nghĩa vụ bảo đảm toàn bộ hoạt động tuyển dụng được thực hiện phù hợp với các yêu cầu của pháp luật về bảo vệ DLCN. Cụ thể:

Thứ nhất, xin sự đồng ý của ứng viên đối với việc xử lý DLCN. Nhằm phục vụ cho hoạt động tuyển dụng, NSDLĐ thường yêu cầu ứng viên gửi CV hoặc các thông tin về họ tên, số điện thoại, kinh nghiệm làm việc, trình độ… Theo quy định tại Điều 2.1 Luật Bảo vệ DLCN 2025, các dữ liệu này được xem là DLCN của ứng viên và việc NSDLĐ thu thập, lưu trữ dữ liệu được xem là các hành vi xử lý DLCN (Điều 2.6 Luật Bảo vệ DLCN 2025).

Đồng thời, trong mối quan hệ này, doanh nghiệp với vai trò là Bên Kiểm soát và Xử lý DLCN có trách nhiệm xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu trước khi xử lý DLCN (tức là trước thời điểm chính thức thu thập, xem, đánh giá CV) theo quy định tại Điều 25.1.b, Điều 37.3 và Điều 37.1.e Luật Bảo vệ DLCN 2025. Trên cơ sở đó, NSDLĐ cần xây dựng cơ chế sự đồng ý của ứng viên một cách phù hợp, đảm bảo yêu cầu tại Điều 9 Luật Bảo vệ DLCN 2025 và Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Thứ hai, không được thu thập DLCN vượt quá phạm vi cần thiết. Theo Điều 25.1 của Luật Bảo vệ DLCN 2025, NSDLĐ chỉ được thu thập DLCN cho mục đích tuyển dụng hoặc các mục đích khác theo thỏa thuận phù hợp với quy định pháp luật. Do đó, cần xác định rằng mục đích xử lý DLCN của ứng viên là phục vụ quá trình tuyển dụng và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên đối với vị trí công việc. Việc thu thập dữ liệu chỉ được thực hiện trong phạm vi cần thiết và có liên quan trực tiếp đến mục đích này; các câu hỏi hoặc yêu cầu thông tin vượt ngoài phạm vi tuyển dụng, đặc biệt nếu xâm phạm đời sống riêng tư của ứng viên, có thể bị xem là thu thập dữ liệu vượt quá phạm vi cần thiết.

Ví dụ: Một số trường hợp có thể bị coi là thu thập DLCN vượt quá phạm vi cần thiết, chẳng hạn:

Yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin về tình trạng hôn nhân, kế hoạch sinh con khi vị trí tuyển dụng không liên quan đến yếu tố này;
Yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về gia đình hoặc thu nhập của người thân dù không cần thiết cho việc đánh giá năng lực làm việc.

Vì vậy, NSDLĐ cần kiểm soát phạm vi thông tin thu thập và nội dung câu hỏi phỏng vấn, tránh yêu cầu các thông tin không cần thiết hoặc xâm phạm đời sống riêng tư của ứng viên.

Thứ ba, phải xóa, hủy thông tin của ứng viên trong trường hợp không tuyển dụng. Trừ trường hợp NSDLĐ và ứng viên có thỏa thuận khác (ví dụ: các bên thống nhất rằng NSDLĐ được tiếp tục lưu trữ/xử lý DLCN của ứng viên trong thời hạn một năm kể từ ngày nhận được kết quả phỏng vấn nhằm phục vụ các cơ hội tuyển dụng trong tương lai), NSDLĐ có trách nhiệm xóa, hủy dữ liệu mà ứng viên đã cung cấp trong trường hợp không tuyển dụng theo quy định tại Điều 25.1.c Luật Bảo vệ DLCN 2025.

Quý Khách hàng có thể xem chi tiết tại bài viết: Từ 01/01/2026: Phải xóa, hủy thông tin của người dự tuyển khi không tuyển dụng?

Trường hợp không tuân thủ các nội dung nêu trên, tùy theo tính chất, mức độ, hậu quả của hành vi vi phạm mà NSDLĐ có thể bị xử phạt hành chính (mức xử phạt tối đa là 03 tỷ đồng) hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy định tại Điều 8 Luật Bảo vệ DLCN 2025.

Mặc dù hiện tại chưa có quy định về chế tài đối với từng hành vi vi phạm, song NSDLĐ có thể tham khảo tinh thần của Dự thảo Nghị định xử phạt trong lĩnh vực an ninh mạng (“Dự thảo”) đối với từng hành vi cụ thể như sau:

Đối với hành vi không xin sự đồng ý: NSDLĐ có thể bị xem xét áp dụng một trong hai chế tài sau:
Điều 5.1 và Điều 15.1.a Dự thảo, NSDLĐ bị phạt tiền từ 20 triệu – 40 triệu đồng khi xử lý DLCN không được sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
Điều 5.1 và Điều 17.1.b Dự thảo, NSDLĐ bị xử phạt từ 20 triệu – 40 triệu đồng khi không thông báo đầy đủ cho chủ thể dữ liệu về mục đích xử lý; loại DLCN được sử dụng có liên quan tới mục đích xử lý; cách thức xử lý; thông tin về các tổ chức, cá nhân khác có liên quan tới mục đích xử lý; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu.
Đối với việc thu thập DLCN vượt quá phạm vi cần thiết: Điều 5.1 và Điều 13.1.d Dự thảo, NSDLĐ bị phạt từ 100 triệu – 140 triệu đồng khi có hành vi thu thập DLCN không phù hợp và không đúng giới hạn trong phạm vi, mục đích cần xử lý.
Đối với hành vi không xóa DLCN của ứng viên khi không tuyển dụng: Điều 5.1 và Điều 20.2 Dự thảo, NSDLĐ có thể bị xử phạt hành chính từ 50 triệu – 100 triệu đồng khi có hành vi thu thập DLCN không phù hợp và không đúng giới hạn trong phạm vi, mục đích cần xử lý.

Ngoài các chế tài xử phạt hành chính nêu trên, tùy theo từng hành vi vi phạm mà NSDLĐ có thể bị áp dụng thêm các hình thức phạt bổ sung (ví dụ: tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm; tạm đình chỉ hoặc đình chỉ có thời hạn xử lý DLCN,…) và các biện pháp khắc phục hậu quả (ví dụ: buộc hủy, xóa tới mức không thể khôi phục DLCN; công khai xin lỗi chủ thể DLCN,…).

Lưu ý: Các mức phạt được nêu trong bài viết này là mức phạt được áp dụng đối với NSDLĐ là tổ chức, mức xử phạt hành chính đối với NSDLĐ là cá nhân bằng ½ lần so với tổ chức.

Trên đây là một số nội dung liên quan đến những rủi ro pháp lý mà NSDLĐ có thể gặp phải trong quá trình tuyển dụng lao động, cũng như các khuyến nghị nhằm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật lao động và pháp luật về bảo vệ DLCN. Việc tổ chức hoạt động tuyển dụng một cách rõ ràng, đúng quy định pháp luật không chỉ giúp NSDLĐ hạn chế tranh chấp mà còn góp phần xây dựng nền tảng bền vững cho quan hệ lao động trong tương lai.

Trường hợp Quý Khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ rà soát, hoàn thiện quy trình tuyển dụng phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV để được hỗ trợ.

Người thực hiện: Cộng sự Quế Trân

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LNV để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Bài viết được tham khảo trên tinh thần của Dự thảo Nghị định xử phạt trong lĩnh vực an ninh mạng ngày 15/4/2024. Đồng thời, Bộ Công an mới đây đã ban hành và lấy ý kiến Dự thảo Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu cá nhân. LNV sẽ tiếp tục theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến Quý Khách hàng.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.

—————————————————————–

[1] Điều 3.8 BLLĐ 2019: “Phân biệt đối xử trong lao động là hành vi phân biệt, loại trừ hoặc ưu tiên dựa trên chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia hoặc nguồn gốc xã hội, dân tộc, giới tính, độ tuổi, tình trạng thai sản, tình trạng hôn nhân, tôn giáo, tín ngưỡng, chính kiến, khuyết tật, trách nhiệm gia đình hoặc trên cơ sở tình trạng nhiễm HIV hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn, tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp có tác động làm ảnh hưởng đến bình đẳng về cơ hội việc làm hoặc nghề nghiệp.