Không tổ chức Hội nghị người lao động tại cơ sở – bị phạt đến 20 triệu đồng!

LexNovum Lawyers

15/04/2026

Trong quan hệ lao động hiện đại, bên cạnh hình thức đối thoại định kỳ, Hội nghị người lao động (“NLĐ”) là hình thức dân chủ khác cho phép NLĐ tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến và quyết định các vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình tại cơ sở. Vậy, có phải mọi người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) đều bắt buộc phải tổ chức Hội nghị NLĐ và việc tổ chức này được thực hiện như thế nào theo quy định pháp luật hiện hành?

1. Hội nghị NLĐ là gì? Có bắt buộc mọi NSDLĐ phải tổ chức?

Pháp luật lao động hiện hành không đưa ra định nghĩa cụ thể về “Hội nghị NLĐ”, tuy nhiên, có thể hiểu một cách khái quát rằng, đây là hội nghị được tổ chức định kỳ hằng năm giữa NSDLĐ và NLĐ nhằm tổng kết, đánh giá và công khai kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh; việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể; nội quy, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc; đồng thời là diễn đàn để các bên chia sẻ, trao đổi thông tin và thực hiện các quyền dân chủ của NLĐ tại cơ sở.

Về nghĩa vụ tổ chức, theo quy định tại Điều 47.1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (“NĐ 145”), NSDLĐ phối hợp với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) tổ chức hằng năm theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu. Theo đó, việc tổ chức Hội nghị NLĐ tại cơ sở là yêu cầu bắt buộc, được thực hiện hằng năm và độc lập với thủ tục đối thoại tại nơi làm việc quy định tại Điều 63.2 Bộ luật Lao động 2019. Ngoài ra, qua trao đổi thực tiễn với Liên đoàn Lao động các tỉnh, quan điểm của các chuyên viên đều thống nhất rằng: i) Hội nghị NLĐ tại cơ sở và đối thoại định kỳ là hai cơ chế độc lập, và ii) NSDLĐ có trách nhiệm tổ chức thực hiện đầy đủ hai hoạt động nêu trên nhằm bảo đảm thực hiện dân chủ tại nơi làm việc một cách toàn diện và hiệu quả.

Về chế tài, trường hợp NSDLĐ không phối hợp tổ chức Hội nghị NLĐ theo quy định của pháp luật thì bị phạt tiền từ 10 triệu đồng – 20 triệu đồng đối với tổ chức và từ 5 triệu đồng – 10 triệu đồng đối với cá nhân theo quy định tại Điều 6.1 và Điều 15.2 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Mặt khác, theo quy định tại Điều 114.4 NĐ 145, NSDLĐ sử dụng dưới 10 NLĐ và đơn vị sự nghiệp công lập thì không phải tổ chức Hội nghị NLĐ tại cơ sở. Do đó, không phải mọi NSDLĐ đều có trách nhiệm tổ chức Hội nghị NLĐ tại cơ sở, mà trách nhiệm này chỉ được áp dụng đối với NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên và không phải đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Tổ chức Hội nghị NLĐ thế nào?

Theo quy định tại Điều 47.3 NĐ 145, NSDLĐ quy định hình thức tổ chức hội nghị, nội dung, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm, quy trình, trách nhiệm tổ chức thực hiện và hình thức phổ biến kết quả Hội nghị NLĐ trong quy chế dân chủ. Cụ thể:

(i) Về nội dung: NSDLĐ và NLĐ tiến hành thảo luận một số nội dung theo Điều 64 Bộ luật Lao động 2019 về:

Tình hình sản xuất, kinh doanh của NSDLĐ;
Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;
Điều kiện làm việc;
Yêu cầu của NLĐ, tổ chức đại diện NLĐ đối với NSDLĐ;
Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

(ii) Về thành phần tham gia: tham khảo hướng dẫn tại mục 1.II.1.1.3 Phần II và mục 2.III Phần II Hướng dẫn số 11/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động (“Hướng dẫn 11”), tùy theo từng hình thức tổ chức mà thành phần tham dự hội nghị NLĐ sẽ khác nhau.

Hội nghị toàn thể: Thành phần tham dự là toàn thể NLĐ tại cơ sở.
Hội nghị đại biểu:

- Đại biểu đương nhiên: NLĐ và NSDLĐ thống nhất thành phần đương nhiên bên NSDLĐ gồm thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty; Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc; Ban kiểm soát; Kế toán trưởng, Trưởng phòng nhân sự; ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên nơi chưa có công đoàn cơ sở (trên cơ sở thống nhất với NSDLĐ) và các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận, thống nhất và được quy định trong quy chế.

- Đại biểu bầu: NLĐ và NSDLĐ thống nhất đối tượng, số lượng bầu đại biểu dự hội nghị cho phù hợp, tổ chức hội nghị bầu bảo đảm dân chủ, khách quan, có tính đại diện các tổ, đội, phòng, ban, phân xưởng, giới tính, dân tộc (nếu có)… Căn cứ vào điều kiện tổ chức hội nghị, NLĐ phối hợp với NSDLĐ thống nhất tỷ lệ được bầu trên số NLĐ tăng thêm. Ví dụ: cơ sở có từ 101 NLĐ trở lên thì cứ 100 NLĐ tăng thêm thì được bầu thêm 02 đại biểu.

(iii) Về thời gian, địa điểm:

Thời gian: Hội nghị NLĐ được tổ chức ít nhất 1 năm một lần

LNV khuyến nghị NSDLĐ tổ chức hội nghị vào quý I hàng năm để NLĐ phát huy quyền dân chủ trong việc đánh giá kết quả hoạt động của năm trước và đề xuất giải pháp thực hiện nhiệm vụ năm công tác mới. Đối với công ty cổ phần, thời điểm tổ chức nên trước Đại hội cổ đông thường niên để NLĐ có thể kiến nghị những nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của chủ sở hữu và được trình, giải quyết kịp thời tại Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp.

Địa điểm: do các bên thỏa thuận

(iv) Về quy trình tổ chức Hội nghị NLĐ: hiện nay, pháp luật lao động chưa có quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục tổ chức Hội nghị NLĐ. Do đó, NSDLĐ và NLĐ có thể tham khảo quy trình tại khoản 2, Mục II, Phần I Hướng dẫn 11 và các hướng dẫn của Liên đoàn Lao động tỉnh (ví dụ Hướng dẫn tổ chức Hội nghị người lao động của Liên đoàn Lao động Thành phố Hải Phòng), đồng thời chủ động điều chỉnh, xây dựng quy trình phù hợp với điều kiện thực tế và đặc thù hoạt động của từng đơn vị.

Trên đây là một số quy định liên quan đến việc tổ chức Hội nghị NLĐ tại cơ sở. Trường hợp Quý Khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV để được hỗ trợ.

Người thực hiện: Cộng sự Quế Trân

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LNV để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.