Đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung: Những nội dung doanh nghiệp cần biết!

LexNovum Lawyers

04/08/2026

Trong hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình giao kết, tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính thống nhất trong các giao dịch với khách hàng. Song, do các điều khoản này được cá nhân, tổ chức kinh doanh soạn thảo trước và người tiêu dùng thường không có nhiều cơ hội đàm phán, pháp luật đã đặt ra cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và bảo đảm sự cân bằng trong quan hệ hợp đồng. Đối với một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhất định, cá nhân, tổ chức kinh doanh còn có nghĩa vụ đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi đưa vào sử dụng. Vậy những trường hợp nào phải đăng ký, hồ sơ, thủ tục thực hiện ra sao và cá nhân, tổ chức kinh doanh cần lưu ý những yêu cầu gì về nội dung, hình thức của hợp đồng? Trong bài viết này, LexNovum Lawyers (“LNV”) sẽ khái quát những quy định quan trọng mà cá nhân, tổ chức kinh doanh cần nắm để tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh.

1. Trách nhiệm đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Theo Điều 405.1 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng theo mẫu là hợp đồng gồm những điều khoản do một bên đưa ra theo mẫu để bên kia trả lời trong một thời gian hợp lý; nếu bên được đề nghị trả lời chấp nhận thì coi như chấp nhận toàn bộ nội dung hợp đồng theo mẫu mà bên đề nghị đã đưa ra. Đồng thời, hợp đồng theo mẫu phải được công khai để bên được đề nghị biết hoặc phải biết về các nội dung của hợp đồng; việc công khai phải tuân thủ trình tự và hình thức theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 406.1 Bộ luật Dân sự 2015, điều kiện giao dịch chung là những điều khoản ổn định do một bên công bố để áp dụng chung cho bên được đề nghị giao kết hợp đồng; nếu bên được đề nghị chấp nhận giao kết hợp đồng thì coi như chấp nhận các điều khoản này. Tương tự hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung chỉ có hiệu lực với bên xác lập giao dịch trong trường hợp điều kiện giao dịch này đã được công khai để bên xác lập giao dịch biết hoặc phải biết về điều kiện đó; trình tự, thể thức công khai được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Có thể thấy, cả hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung đều do cá nhân, tổ chức kinh doanh xây dựng trước và được áp dụng cho nhiều giao dịch. Theo đó, trong thực tế, người tiêu dùng thường sẽ không có nhiều cơ hội đàm phán hoặc sửa đổi các điều khoản mà chủ yếu chỉ có quyền chấp nhận hoặc từ chối giao kết hợp đồng. Vì vậy, pháp luật đặt ra cơ chế kiểm soát đối với việc sử dụng hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung nhằm bảo đảm tính minh bạch, cân bằng quyền và nghĩa vụ giữa cá nhân, tổ chức kinh doanh với người tiêu dùng, đồng thời ngăn ngừa việc cá nhân, tổ chức kinh doanh đưa vào hợp đồng các điều khoản bất lợi hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng.

Một trong những cơ chế kiểm soát đó là nghĩa vụ đăng ký đối với hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung thuộc Danh mục sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký. Theo Điều 7 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, trước khi sử dụng các hợp đồng hoặc điều kiện giao dịch chung đối với một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ để giao kết với người tiêu dùng, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Chỉ sau khi hoàn thành việc đăng ký theo quy định, hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung mới được phép sử dụng để giao kết hoặc áp dụng đối với người tiêu dùng.

2. Những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Theo Danh mục ban hành kèm theo Thông tư số 42/2025/TT-BCT, các tổ chức, cá nhân kinh doanh khi sử dụng hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung đối với các lĩnh vực sau phải thực hiện đăng ký:

3. Điều kiện đối với hình thức, nội dung của hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

3.1. Điều kiện về hình thức

Theo quy định tại Điều 23 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, Điều 6 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau:

Hình thức hợp đồng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan. Theo đó, trong trường hợp thông thường, hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể (Điều 119.1 Bộ luật Dân sự 2015).Song, để đáp ứng điều kiện về công bố công khai, hình thức của hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung thường được thể hiện bằng văn bản.
Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung là tiếng Việt. Các bên có thể thỏa thuận sử dụng thêm tiếng dân tộc khác của Việt Nam hoặc tiếng nước ngoài. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa bản tiếng Việt với bản tiếng dân tộc khác của Việt Nam hoặc bản tiếng nước ngoài, bản có lợi hơn cho người tiêu dùng được ưu tiên áp dụng.
Hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Trong trường hợp giao kết bằng văn bản giấy, cỡ chữ nhỏ nhất là 12 theo loại chữ Times New Roman hoặc kích cỡ tương đương; màu chữ và màu nền thể hiện nội dung văn bản phải tương phản nhau; bố cục, thiết kế văn bản phải rõ ràng, dễ theo dõi.

3.2. Điều kiện về nội dung

Theo Điều 23.3 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023, hợp đồng theo mẫu phải có các nội dung cơ bản sau đây:

Thông tin của các bên trong hợp đồng bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, phương thức liên hệ khác (nếu có);
Thông tin về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được bán, cung cấp theo hợp đồng;
Đo lường, số lượng, khối lượng, chất lượng, công dụng, giá của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được bán, cung cấp, các thành phần cấu thành giá cuối cùng của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nếu pháp luật có quy định phải công khai cấu thành giá của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ;
Phương thức, thời hạn thanh toán;
Thời gian, địa điểm, phương thức bán, cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ;
Quyền và nghĩa vụ của các bên bảo đảm tuân thủ quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan;
Trách nhiệm bảo vệ thông tin của người tiêu dùng;
Trường hợp chấm dứt thực hiện hợp đồng và trách nhiệm phát sinh do chấm dứt thực hiện hợp đồng;
Trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật;
Phương thức giải quyết tranh chấp;
Thời điểm giao kết hợp đồng, thời hạn của hợp đồng.

Ngoài các nội dung cơ bản nêu trên, hợp đồng theo mẫu phải tuân thủ quy định của pháp luật khác có liên quan.

Đồng thời, theo quy định của pháp luật, hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung phải bảo đảm sự bình đẳng giữa các bên. Theo Điều 405.3 và Điều 406.3 Bộ luật Dân sự 2015, các điều khoản miễn trừ trách nhiệm cho bên soạn thảo, tăng trách nhiệm hoặc loại bỏ quyền, lợi ích chính đáng của bên còn lại sẽ không có hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Để bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, Điều 25 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 quy định hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung không được chứa các điều khoản sau đây:

Hạn chế, loại trừ trách nhiệm được pháp luật quy định của tổ chức, cá nhân kinh doanh đối với người tiêu dùng, trừ trường hợp pháp luật liên quan quy định trách nhiệm đó được hạn chế, loại trừ;
Hạn chế, loại trừ quyền khiếu nại, khởi kiện của người tiêu dùng;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh đơn phương thay đổi quy định của hợp đồng đã giao kết với người tiêu dùng;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh đơn phương thay đổi điều kiện giao dịch chung mà không quy định quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng cho người tiêu dùng;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh đơn phương xác định người tiêu dùng không thực hiện một hoặc một số trách nhiệm;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh quy định hoặc thay đổi giá tại thời điểm giao sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh thay đổi giá trong quá trình cung cấp dịch vụ liên tục mà không quy định quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng cho người tiêu dùng;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh giải thích hợp đồng, điều kiện giao dịch chung trong trường hợp điều khoản của hợp đồng, điều kiện giao dịch chung được hiểu khác nhau;
Loại trừ trách nhiệm của tổ chức, cá nhân kinh doanh trong trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông qua bên thứ ba;
Bắt buộc người tiêu dùng phải tuân thủ trách nhiệm khi tổ chức, cá nhân kinh doanh không hoàn thành trách nhiệm của mình;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh chuyển giao trách nhiệm cho bên thứ ba mà không được người tiêu dùng đồng ý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Quy định về chế tài theo hướng bất lợi hơn cho người tiêu dùng do vi phạm hoặc chấm dứt thực hiện hợp đồng;
Cho phép tổ chức, cá nhân kinh doanh gia hạn hợp đồng đã thỏa thuận với người tiêu dùng mà không quy định trách nhiệm thông báo trước hoặc không có cơ chế để người tiêu dùng lựa chọn gia hạn hay chấm dứt thực hiện hợp đồng;
Quy định người tiêu dùng phải đồng ý cho tổ chức, cá nhân kinh doanh thu thập, lưu trữ, sử dụng thông tin của người tiêu dùng là điều kiện để giao kết hợp đồng, điều kiện giao dịch chung, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
Quy định trái với nguyên tắc thiện chí theo quy định của pháp luật về dân sự, dẫn đến mất cân bằng về quyền và nghĩa vụ của các bên theo hướng bất lợi cho người tiêu dùng.

Những quy định này nhằm bảo đảm rằng cá nhân, tổ chức kinh doanh không thể lợi dụng vị thế của mình để áp đặt các điều khoản bất công đối với người tiêu dùng.

4. Hồ sơ và thủ tục đăng ký

(i) Hồ sơ: Theo Điều 8 Nghị định 55/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung gồm 01 bộ các tài liệu sau:

Đơn đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung theo Mẫu số 02tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 55/2024/NĐ-CP;
Dự thảo hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung bằng tiếng Việt.

(ii) Hình thức nộp: Tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trên môi trường điện tử.

(iii) Cơ quan tiếp nhận: Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ được xác định theo phạm vi áp dụng của hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung, cụ thể:

Cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng thuộc Bộ Công Thương (Ủy ban Cạnh tranh Quốc gia): tiếp nhận hồ sơ đối với hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung được áp dụng trên phạm vi từ hai tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên.
Cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Công Thương): tiếp nhận hồ sơ đối với hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung được áp dụng trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương đó.

(iv) Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

Tiếp nhận: Theo Điều 9 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, sau khi nộp hồ sơ, tổ chức, cá nhân kinh doanh được cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ thời điểm tiếp nhận và thời hạn trả kết quả. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo bằng văn bản theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 55/2024/NĐ-CP để tổ chức, cá nhân kinh doanh sửa đổi, bổ sung. Đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định theo quy định.

Thẩm định hồ sơ: Theo Điều 10 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, thời hạn thẩm định hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Đối với những trường hợp phức tạp, thời hạn này có thể được gia hạn nhưng không quá 30 ngày; việc gia hạn phải được cơ quan có thẩm quyền thông báo kịp thời cho tổ chức, cá nhân kinh doanh, đồng thời nêu rõ lý do và thời gian gia hạn. Trong quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân kinh doanh giải trình hoặc cung cấp thông tin, tài liệu liên quan để làm rõ các nội dung trong hồ sơ đăng ký.

(v) Công khai sau khi hoàn thành đăng ký

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, thông tin về tổ chức, cá nhân kinh doanh và bản hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung đã được đăng ký sẽ được công bố và lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, tổ chức, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm:

Công khai việc hoàn thành đăng ký và toàn bộ nội dung hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung bằng hình thức niêm yết tại vị trí dễ quan sát ở trụ sở, địa điểm kinh doanh;
Đăng tải trên website hoặc phần mềm ứng dụng (nếu có) trong suốt thời gian áp dụng nhằm bảo đảm người tiêu dùng có thể dễ dàng tiếp cận và tra cứu.

5. Đăng ký lại hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung

Theo Điều 13 Nghị định số 55/2024/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký lại hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung trong các trường hợp sau:

Pháp luật có sự thay đổi làm thay đổi nội dung của hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung;
Tổ chức, cá nhân kinh doanh thay đổi hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung;
Khi toàn bộ hoặc một phần hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung bị hủy bỏ hoặc sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Việc đăng ký lại được thực hiện theo trình tự, thủ tục như đăng ký lần đầu. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký lại, tổ chức, cá nhân kinh doanh tiếp tục thực hiện nghĩa vụ công khai hợp đồng theo mẫu hoặc điều kiện giao dịch chung theo quy định của Nghị định số 55/2024/NĐ-CP.

Việc đăng ký hợp đồng theo mẫu và điều kiện giao dịch chung không chỉ là nghĩa vụ pháp lý đối với một số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật mà còn là cơ chế quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, công bằng trong giao dịch với người tiêu dùng. Cá nhân, tổ chức kinh doanh cần chủ động rà soát nội dung hợp đồng, bảo đảm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức, nội dung, trình tự đăng ký và nghĩa vụ công khai theo quy định của pháp luật. Đồng thời, trong quá trình áp dụng, cá nhân, tổ chức kinh doanh cũng cần thường xuyên cập nhật các thay đổi của pháp luật và thực hiện đăng ký lại khi thuộc các trường hợp bắt buộc. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này không chỉ giúp cá nhân, tổ chức kinh doanh hạn chế rủi ro pháp lý, tránh các chế tài xử lý vi phạm mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, uy tín và niềm tin của người tiêu dùng đối với cá nhân, tổ chức kinh doanh.

Trên đây là một số quy định pháp luật liên quan đến việc đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung theo quy định hiện hành. Trường hợp Quý khách hàng cần được tư vấn về việc xây dựng, rà soát hoặc đăng ký hợp đồng theo mẫu, điều kiện giao dịch chung; đánh giá tính phù hợp của các điều khoản trong hợp đồng; hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline hoặc email của LexNovum Lawyers tại địa chỉ info@lexnovum.com.vn để được hỗ trợ chi tiết.

Thực hiện: Cộng sự Hoàng Vy

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.