Chấm công bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt có cần sự đồng ý của người lao động không?

LexNovum Lawyers

08/07/2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đã thay thế các phương thức chấm công truyền thống bằng hệ thống nhận diện khuôn mặt hoặc vân tay nhằm nâng cao tính chính xác, hạn chế gian lận và tối ưu hóa công tác quản trị nhân sự. Song, khác với thẻ từ, mã nhân viên hay các ứng dụng chấm công thông thường, dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt là những thông tin gắn liền với đặc điểm nhận dạng riêng biệt của mỗi cá nhân. Chính vì vậy, việc thu thập, sử dụng dữ liệu vân tay hoặc dữ liệu khuôn mặt để phục vụ hoạt động chấm công không chỉ là vấn đề quản lý lao động mà còn đặt ra các yêu cầu tuân thủ liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động, nhất là khi khung pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được hoàn thiện và tăng cường thực thi.

Từ đó, một câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm là liệu doanh nghiệp có thể chỉ dựa vào nội quy lao động hoặc các quy định nội bộ để thu thập và sử dụng dữ liệu vân tay, dữ liệu khuôn mặt cho mục đích chấm công hay không, hay vẫn phải đáp ứng các yêu cầu riêng của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc thu thập sự đồng ý của người lao động đối với hoạt động xử lý dữ liệu.

Để làm rõ vấn đề này, trong bài viết này, LexNovum Lawyers sẽ phân tích: (i) bản chất pháp lý của dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt theo quy định của pháp luật; (ii) trách nhiệm thu thập sự đồng ý của người lao động trước khi triển khai hệ thống chấm công bằng công nghệ sinh trắc học; và (iii) một số lưu ý dành cho doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu sinh trắc học của người lao động.

1. Bản chất pháp lý của dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt theo quy định của pháp luật

Để xác định doanh nghiệp có cần thu thập sự đồng ý của người lao động khi sử dụng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt để chấm công hay không, chúng ta cần làm rõ bản chất pháp lý của các loại dữ liệu này.

Trước hết, dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt là dữ liệu cá nhân. Theo Điều 2.1 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể. Xét dưới góc độ này, dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt đều là những thông tin có khả năng nhận diện và xác định danh tính của một cá nhân, do đó thuộc phạm vi dữ liệu cá nhân được pháp luật bảo vệ.

Về loại dữ liệu cá nhân, dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt được xác định là dữ liệu sinh trắc học và thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Theo Điều 31.2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu sinh trắc học là dữ liệu về thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học cá biệt và ổn định của một người để xác định người đó. Quy định này có nội hàm tương đồng với cách giải thích về “sinh trắc học” được quy định tại Luật Căn cước 2023. Cụ thể, theo Điều 3.3 Luật Căn cước 2023, sinh trắc học là những thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học cá biệt và ổn định của một người để nhận diện, phân biệt người này với người khác. Đồng thời, theo Điều 15.3 Luật Căn cước 2023, thông tin sinh trắc học bao gồm ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt, ADN và giọng nói. Như vậy, dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt được sử dụng trong các hệ thống chấm công điện tử đều là dữ liệu sinh trắc học theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 4.1.đ Nghị định 356/2025/NĐ-CP (“Nghị định 356”), dữ liệu sinh trắc học là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Sở dĩ các dữ liệu này được xem là nhạy cảm bởi đây là những thông tin gắn liền với đặc điểm sinh học riêng của mỗi cá nhân và gần như không thể thay đổi. Khác với số điện thoại, địa chỉ thư điện tử hay mật khẩu có thể được thay đổi khi bị lộ lọt, dữ liệu vân tay hoặc khuôn mặt tồn tại ổn định trong thời gian dài và có khả năng nhận diện, xác thực danh tính ở mức độ rất cao. Do đó, việc thu thập, sử dụng hoặc tiết lộ trái phép các dữ liệu này có thể làm gia tăng nguy cơ xâm phạm quyền riêng tư, quyền nhân thân và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của người lao động.

Từ những phân tích trên, có thể khẳng định rằng dữ liệu vân tay và dữ liệu khuôn mặt được sử dụng trong hoạt động chấm công là dữ liệu sinh trắc học thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm của người lao động. Vì vậy, việc thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu này không chỉ là vấn đề quản lý nhân sự mà còn phải tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm việc thu thập sự đồng ý của người lao động đối với hoạt động xử lý dữ liệu.

2. Trách nhiệm thu thập sự đồng ý của người lao động trước khi triển khai hệ thống chấm công bằng công nghệ sinh trắc học

Trên thực tế, việc vận hành một hệ thống chấm công bằng công nghệ sinh trắc học không chỉ đơn giản là “quét và lưu” để ghi nhận thời gian làm việc của người lao động. Để phục vụ việc xác thực danh tính người lao động trong quá trình chấm công, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều công đoạn khác nhau như thu thập dữ liệu vân tay hoặc khuôn mặt, chuyển đổi dữ liệu thành mẫu nhận dạng phục vụ việc xác thực, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống và đối chiếu dữ liệu mỗi khi người lao động thực hiện chấm công. Những hoạt động này chính là các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định tại Điều 2.6 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Theo đó, việc sử dụng sinh trắc học để chấm công đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm của người lao động và phải tuân thủ các yêu cầu tương ứng của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Theo Điều 11.1 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, việc xử lý dữ liệu cá nhân chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Do đó, về nguyên tắc, doanh nghiệp phải có sự đồng ý của người lao động trước khi thu thập và xử lý dữ liệu vân tay hoặc dữ liệu khuôn mặt cho mục đích chấm công. Song, sự đồng ý ở đây không chỉ đơn thuần là việc người lao động ký xác nhận hoặc lựa chọn “đồng ý” trên một biểu mẫu. Để sự đồng ý có hiệu lực, doanh nghiệp phải bảo đảm người lao động tự nguyện và biết rõ các thông tin theo Điều 9.2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, bao gồm:

Loại dữ liệu cá nhân được xử lý và mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;
Thông tin về bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;
Quyền và nghĩa vụ của người lao động.

Ngoài ra, do dữ liệu sinh trắc học là dữ liệu cá nhân nhạy cảm nên người lao động phải được thông báo rõ rằng dữ liệu đang được xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định tại Điều 6.4 Nghị định 356.

Tóm lại, việc triển khai hệ thống chấm công bằng công nghệ sinh trắc học đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phải có sự đồng ý của người lao động mà còn phải bảo đảm sự đồng ý đó được thiết lập một cách tự nguyện và trên cơ sở người lao động đã được cung cấp đầy đủ thông tin theo quy định của pháp luật.

3. Một số lưu ý dành cho doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu sinh trắc học của người lao động

Việc thu thập được sự đồng ý của người lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tự do sử dụng dữ liệu vân tay hoặc dữ liệu khuôn mặt. Với tính chất là dữ liệu sinh trắc học thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm, pháp luật đặt ra các yêu cầu bảo vệ nghiêm ngặt đối với quá trình lưu trữ, quản lý và sử dụng các dữ liệu này. Cụ thể, theo Điều 31 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, doanh nghiệp có trách nhiệm:

Áp dụng các biện pháp bảo mật vật lý đối với thiết bị lưu trữ và truyền tải dữ liệu sinh trắc học;
Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu sinh trắc học;
Xây dựng hệ thống giám sát nhằm phòng ngừa và phát hiện các hành vi xâm phạm dữ liệu;
Tuân thủ các quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn có liên quan trong quá trình xử lý dữ liệu sinh trắc học.

Những yêu cầu này cho thấy dữ liệu sinh trắc học không thể được quản lý như các thông tin nhân sự thông thường. Thay vào đó, doanh nghiệp cần áp dụng cơ chế bảo vệ tương xứng với mức độ nhạy cảm của loại dữ liệu này nhằm hạn chế nguy cơ lộ lọt, truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích.

Từ góc độ tuân thủ, trước khi triển khai hệ thống chấm công bằng công nghệ sinh trắc học, LexNovum Lawyers khuyến nghị doanh nghiệp nên:

Xây dựng quy định và chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ;
Thông báo đầy đủ và thu thập sự đồng ý của người lao động về việc xử lý dữ liệu sinh trắc học;
Chỉ thu thập dữ liệu trong phạm vi cần thiết để phục vụ mục đích chấm công hoặc các mục đích khác được người lao động đồng ý;
Kiểm soát chặt chẽ việc lưu trữ, truy cập và sử dụng dữ liệu sinh trắc học;
Thường xuyên đánh giá các rủi ro liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời.

Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu nêu trên không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu sinh trắc học của người lao động.

Tóm lại, vân tay và khuôn mặt là dữ liệu sinh trắc học thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm được pháp luật bảo vệ ở mức độ cao. Theo đó, doanh nghiệp không thể chỉ xem việc sử dụng các dữ liệu này để chấm công là một biện pháp quản lý nhân sự đơn thuần mà phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm trách nhiệm thu thập sự đồng ý của người lao động trước khi xử lý dữ liệu. Vì vậy, trước khi triển khai hệ thống chấm công bằng vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt, doanh nghiệp cần rà soát kỹ cơ sở pháp lý, quy trình xử lý dữ liệu và các biện pháp bảo vệ dữ liệu sinh trắc học nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật và hạn chế các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.

Trên đây là một số phân tích của LexNovum Lawyers về việc doanh nghiệp có phải thu thập sự đồng ý của người lao động khi sử dụng dữ liệu vân tay hoặc dữ liệu khuôn mặt cho mục đích chấm công hay không. Trường hợp Quý khách hàng cần được tư vấn cụ thể hơn về việc xây dựng quy trình xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp với quy định pháp luật hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline hoặc email của LexNovum Lawyers tại địa chỉ info@lexnovum.com.vn để được hỗ trợ chi tiết.

Thực hiện: Cộng sự Hoàng Vy

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.