Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc: Người sử dụng lao động cần lưu ý những nội dung gì khi xây dựng và áp dụng?

LexNovum Lawyers

17/09/2026

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là một trong những công cụ quan trọng để người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) thiết lập yêu cầu công việc, đánh giá mức độ đáp ứng của người lao động (“NLĐ”) và quản lý hiệu quả công việc trên thực tế. Đặc biệt, trong trường hợp NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc, kết quả đánh giá còn có thể được sử dụng làm căn cứ để NSDLĐ thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) theo quy định tại Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019.

Trước đây, trong bài viết bình luận về các vấn đề pháp lý nổi bật trong các Bản án lao động Quý 2/2024 – Phần 1: Lưu ý về phía người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, LNV đã đề cập đến một số lưu ý đối với NSDLĐ khi xây dựng và ban hành Quy chế. Trong bài viết này, LNV sẽ tiếp tục phân tích sâu hơn các khía cạnh pháp lý và thực tiễn mà NSDLĐ cần lưu ý, từ việc thiết lập tiêu chí đánh giá, xác định thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc”, đến trình tự, thủ tục ban hành và các vấn đề cần chuẩn bị để bảo đảm việc áp dụng Quy chế có cơ sở, nhất quán và chặt chẽ về mặt pháp lý.

1. Về nội dung Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Để có cơ sở xác định NLĐ có thường xuyên không hoàn thành công việc hay không, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần làm rõ được 02 nội dung cốt lõi, gồm: (i) tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc và (ii) tiêu chí xác định tính “thường xuyên” của việc không hoàn thành công việc.

1.1. Về tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc

(a) Cách thức quy định tiêu chí

Pháp luật lao động hiện hành không quy định một bộ tiêu chí chung áp dụng cho mọi NSDLĐ để xác định NLĐ có hoàn thành công việc hay không. Do đó, NSDLĐ có thể chủ động xây dựng tiêu chí phù hợp với đặc thù ngành nghề, cơ cấu tổ chức và yêu cầu của từng vị trí công việc.

Tuy nhiên, sự chủ động này cũng đồng nghĩa với việc NSDLĐ phải tự xác định rõ thế nào là “hoàn thành” và “không hoàn thành” công việc trong Quy chế. Nếu các tiêu chí được quy định quá chung chung hoặc phụ thuộc chủ yếu vào đánh giá chủ quan của người quản lý, NSDLĐ sẽ khó bảo đảm việc áp dụng thống nhất trên thực tế và khó chứng minh tính khách quan của kết quả đánh giá khi phát sinh tranh chấp.

Ví dụ, Quy chế chỉ quy định: “NLĐ được đánh giá hoàn thành công việc khi hoàn thành phần lớn các chỉ tiêu được giao.” Vậy “hoàn thành phần lớn” được xác định như thế nào: phải đạt 90% chỉ tiêu, hay 80%, 70%? Nếu một nhân viên kinh doanh chỉ đạt 60% chỉ tiêu được giao thì kết quả đó được xem là “hoàn thành” hay “không hoàn thành” công việc? Khi Quy chế không đưa ra một ngưỡng hoặc phương thức xác định cụ thể, việc đánh giá dễ phụ thuộc vào cách hiểu của từng người quản lý, từ đó dẫn đến cách áp dụng không thống nhất và phát sinh tranh luận về tính khách quan của kết quả đánh giá.

Do đó, NSDLĐ nên cụ thể hóa các yêu cầu chung thành các tiêu chí có ngưỡng hoặc phương thức đánh giá tương ứng, trên cơ sở đặc thù của từng vị trí. Tùy tính chất công việc, tiêu chí có thể được xây dựng dựa trên một hoặc kết hợp các nhóm yếu tố sau:

Kết quả công việc: số lượng công việc hoàn thành, doanh thu, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, tiến độ, chất lượng sản phẩm hoặc các kết quả đầu ra khác;
Cách thức thực hiện công việc: mức độ tuân thủ quy trình, thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng, yêu cầu phối hợp và các quy định nội bộ;
Yêu cầu riêng của vị trí: các mục tiêu, nhiệm vụ, chỉ tiêu hoặc tiêu chuẩn cụ thể gắn với chức danh và phạm vi trách nhiệm của NLĐ.

Ví dụ, đối với nhân viên kinh doanh, NSDLĐ có thể quy định chỉ tiêu doanh thu là 500 triệu đồng/tháng và xác định mức độ hoàn thành như sau: đạt từ 70% trở lên là “hoàn thành”; dưới 70% là “không hoàn thành”. Tùy đặc thù vị trí, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm các tiêu chí như số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi hoặc tỷ lệ duy trì khách hàng.

Tương tự, đối với nhân viên vận hành, thay vì quy định chung rằng NLĐ phải “hoàn thành tốt nhiệm vụ”, NSDLĐ nên xây dựng các tiêu chí cụ thể như đạt tối thiểu 95% sản lượng được giao, tỷ lệ sai sót không vượt quá 2% và hoàn thành công việc trong thời hạn theo tiêu chuẩn của vị trí.

NSDLĐ cũng cần lưu ý rằng việc các tiêu chí có thể đo lường được không có nghĩa là mọi tiêu chí đều phải được thể hiện bằng các chỉ tiêu định lượng. Trong thực tế, một số công việc không thể được đánh giá hoàn toàn bằng kết quả số liệu. Đối với các vị trí quản lý, chuyên môn hoặc có tính chất phối hợp cao, những yếu tố như chất lượng công việc, mức độ tuân thủ quy trình, khả năng phối hợp hoặc cách thức thực hiện công việc cũng có thể được sử dụng để đánh giá.

Tuy nhiên, đối với các tiêu chí mang tính định tính, NSDLĐ cũng cần cụ thể hóa nội hàm và cách thức đánh giá để kết quả không phụ thuộc hoàn toàn vào cảm nhận của người quản lý. Chẳng hạn, thay vì chỉ quy định “NLĐ phải có tinh thần trách nhiệm và phối hợp tốt với đồng nghiệp”, doanh nghiệp có thể xác định các yêu cầu cụ thể như: hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn; cung cấp thông tin cho bộ phận liên quan trong thời hạn quy định; ….

Như vậy, dù là tiêu chí định lượng hay định tính, điều quan trọng là tiêu chí phải đủ rõ để NLĐ biết mình cần đạt yêu cầu nào và NSDLĐ có thể dựa trên những căn cứ cụ thể để xác định kết quả. Đây cũng là cơ sở giúp hạn chế sự phụ thuộc vào đánh giá chủ quan của người quản lý và tăng tính minh bạch, nhất quán trong quá trình áp dụng Quy chế.

(b) Một số lưu ý NSDLĐ cần cân nhắc khi xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá

Việc xây dựng tiêu chí đánh giá cụ thể chỉ thực sự có ý nghĩa khi các tiêu chí này đáp ứng hai nguyên tắc sau:

(i) Thứ nhất, tiêu chí đánh giá phải phản ánh đúng công việc và phạm vi trách nhiệm mà NLĐ được giao.

Tiêu chí đánh giá cần được xây dựng trên cơ sở công việc, nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm thực tế của NLĐ, phù hợp với nội dung công việc mà các bên đã thỏa thuận trong HĐLĐ. NSDLĐ không nên sử dụng những tiêu chí tách rời hoặc không có mối liên hệ phù hợp với công việc mà NLĐ được giao để đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

Nguyên tắc này càng cần được lưu ý trong trường hợp kết quả đánh giá được sử dụng làm căn cứ để xem xét quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ. Cụ thể, theo Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019, một trong các căn cứ để NSDLĐ thực hiện quyền này là NLĐ “thường xuyên không hoàn thành công việc theo HĐLĐ”. Do đó, các tiêu chí được sử dụng để đánh giá cần phản ánh những công việc, nhiệm vụ và yêu cầu thuộc phạm vi trách nhiệm mà NLĐ phải thực hiện theo HĐLĐ và các thỏa thuận, phân công công việc có liên quan. Nếu tiêu chí đánh giá không phản ánh đúng công việc mà NLĐ được giao, kết quả đánh giá có thể không đủ cơ sở để chứng minh việc NLĐ không hoàn thành công việc theo HĐLĐ.

Ví dụ, một nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ chính là theo dõi công nợ và lập báo cáo định kỳ. Tuy nhiên, khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc, doanh nghiệp lại sử dụng số lượng hợp đồng mới ký trong tháng làm một trong những tiêu chí chính để đánh giá nhân viên này không hoàn thành công việc, trong khi việc tìm kiếm và ký kết hợp đồng không thuộc phạm vi trách nhiệm của vị trí kế toán. Trong trường hợp này, tiêu chí được sử dụng để đánh giá không phản ánh đúng công việc mà NLĐ có trách nhiệm thực hiện, từ đó có thể ảnh hưởng đến tính khách quan và cơ sở của kết quả đánh giá.

(ii) Thứ hai, tiêu chí đánh giá cần được thiết lập và thông báo cho NLĐ trước kỳ đánh giá

Các tiêu chí, KPI hoặc mục tiêu công việc cần được thiết lập và thông báo rõ ràng cho NLĐ trước khi bắt đầu kỳ đánh giá. NSDLĐ không nên sử dụng một yêu cầu mà NLĐ chưa được thông báo, chưa được giao hoặc không có cơ sở để biết rằng yêu cầu đó sẽ được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình. Đồng thời, NSDLĐ nên lưu giữ tài liệu hoặc có phương thức phù hợp để ghi nhận việc NLĐ đã được thông báo về các tiêu chí, KPI, mục tiêu và yêu cầu công việc áp dụng đối với vị trí của mình trước kỳ đánh giá.

Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu quả công việc theo quý và xác định ngay từ đầu Quý I rằng nhân viên kinh doanh được đánh giá dựa trên doanh thu và số lượng khách hàng mới. Tuy nhiên, đến giữa quý, doanh nghiệp bổ sung thêm tiêu chí về tỷ lệ duy trì khách hàng và sử dụng ngay tiêu chí này để kết luận NLĐ không hoàn thành công việc của quý đó, trong khi không có tài liệu thể hiện NLĐ đã được thông báo hoặc giao mục tiêu này trước kỳ đánh giá. Trong trường hợp này, vấn đề tranh luận không chỉ nằm ở kết quả đánh giá mà còn ở tính phù hợp và hợp lý của tiêu chí đánh giá.

Do đó, khi xây dựng và áp dụng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, NSDLĐ nên bảo đảm rằng tiêu chí đánh giá (i) phù hợp với công việc và phạm vi trách nhiệm thực tế của NLĐ; (ii) được xác định trước và thông báo rõ ràng cho NLĐ khi bắt đầu kỳ đánh giá. Đồng thời, các tiêu chí đã được thiết lập cần được áp dụng nhất quán trong quá trình đánh giá, tránh việc thay đổi hoặc bổ sung tiêu chí một cách tùy nghi trong hoặc sau kỳ đánh giá.

Việc bảo đảm các yêu cầu trên không chỉ giúp kết quả đánh giá phản ánh đúng mức độ hoàn thành công việc của NLĐ mà còn tạo cơ sở để NSDLĐ chứng minh tính khách quan, minh bạch và nhất quán của quá trình đánh giá khi phát sinh tranh chấp.

1.2. Về tính “thường xuyên” của việc không hoàn thành công việc

Nếu “không hoàn thành công việc” phản ánh kết quả của một lần hoặc một kỳ đánh giá, thì tính “thường xuyên” lại liên quan đến việc xác định tình trạng không hoàn thành công việc có lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định hay không. Theo đó, trường hợp NLĐ không hoàn thành công việc một lần thì chưa đủ để kết luận NLĐ “thường xuyên không hoàn thành công việc”. Vì vậy, khi xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, NSDLĐ cần xác định rõ tiêu chí để nhận diện tính “thường xuyên” này.

Hiện nay, pháp luật lao động không quy định cụ thể số lần không hoàn thành công việc, khoảng thời gian đánh giá hoặc mức độ không hoàn thành như thế nào thì được xem là “thường xuyên”. Trước đây, Điều 12.1 Nghị định 44/2003/NĐ-CP từng quy định trường hợp NLĐ “thường xuyên không hoàn thành công việc” là trường hợp không hoàn thành định mức lao động hoặc nhiệm vụ được giao do yếu tố chủ quan và bị lập biên bản hoặc nhắc nhở bằng văn bản ít nhất hai lần trong một tháng, mà sau đó vẫn không khắc phục. Tuy nhiên, quy định này đã hết hiệu lực và pháp luật lao động hiện hành không còn quy định tương tự về vấn đề này.

Vì vậy, NSDLĐ không nên mặc nhiên áp dụng tiêu chí của quy định cũ để xác định NLĐ “thường xuyên không hoàn thành công việc”. Thay vào đó, NSDLĐ cần chủ động thiết lập cơ chế xác định tính “thường xuyên” trong Quy chế, trên cơ sở phù hợp với đặc thù công việc, chu kỳ đánh giá và cách thức quản lý hiệu quả công việc của mình.

Ví dụ, đối với công việc có thể đánh giá hàng tháng, doanh nghiệp có thể cân nhắc quy định một ngưỡng phù hợp, chẳng hạn, NLĐ không đạt yêu cầu trong 03 kỳ đánh giá liên tiếp, để làm căn cứ xác định tính “thường xuyên”. Đối với công việc có chu kỳ dài hơn, doanh nghiệp có thể áp dụng kỳ đánh giá theo quý hoặc chu kỳ khác và xác định ngưỡng tương ứng.

Tuy nhiên, tính “thường xuyên” cần được xây dựng và xác định một cách hợp lý, không nên chỉ dựa trên một lần không đạt hoặc một ngưỡng quá thấp. Tần suất đánh giá, số lần không đạt và khoảng thời gian được lựa chọn cần phản ánh được sự lặp lại của tình trạng không hoàn thành công việc và có mối liên hệ phù hợp với đặc thù của từng vị trí. Đồng thời, trên phương diện quản trị và chứng minh quá trình đánh giá, NSDLĐ nên thông báo cho NLĐ về kết quả đánh giá, chỉ ra những nội dung chưa đạt và tạo cơ hội phù hợp để khắc phục, cải thiện.

Tựu chung, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc không chỉ cần xác định khi nào NLĐ được xem là không hoàn thành công việc, mà còn phải làm rõ tình trạng không hoàn thành công việc phải lặp lại bao nhiêu lần, trong khoảng thời gian nào thì được xác định là “thường xuyên”. Việc thiết lập các tiêu chí này một cách rõ ràng, hợp lý và nhất quán sẽ giúp NSDLĐ có cơ sở xác định tình trạng “thường xuyên không hoàn thành công việc”, đồng thời tạo căn cứ để giải trình về tính khách quan của kết quả đánh giá khi được sử dụng cho các quyết định liên quan đến quan hệ lao động.

2. Trình tự, thủ tục ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Theo Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do NSDLĐ ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.

Bên cạnh đó, theo Điều 63.2.c Bộ luật Lao động 2019 và Điều 41.1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NSDLĐ phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc khi xây dựng và ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Sau khi kết thúc đối thoại, NSDLĐ có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của cuộc đối thoại (bao gồm Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc).

Như vậy, mặc dù Quy chế do NSDLĐ ban hành, quá trình xây dựng và ban hành Quy chế không hoàn toàn mang tính đơn phương. NSDLĐ cần thực hiện việc tham khảo ý kiến và tổ chức đối thoại theo đúng trình tự, đồng thời bảo đảm việc công khai kết quả đối thoại theo quy định. Đây là một trong những yếu tố cần lưu ý để bảo đảm tính hợp lệ của quá trình ban hành và áp dụng Quy chế trên thực tế.

3. Hồ sơ chứng minh – NSDLĐ cần chuẩn bị gì để bảo đảm kết quả đánh giá có cơ sở?

Trước khi đánh giá và kết luận một NLĐ không hoàn thành công việc, NSDLĐ nên rà soát các nội dung và hồ sơ liên quan để bảo đảm quá trình đánh giá được thực hiện đầy đủ, đúng Quy chế và có cơ sở kiểm chứng. Cụ thể:

Theo đó, nếu dự kiến sử dụng kết quả đánh giá để xem xét đơn phương chấm dứt HĐLĐ, NSDLĐ cần bảo đảm có đầy đủ hồ sơ, tài liệu thể hiện toàn bộ quá trình đánh giá, bao gồm việc Quy chế được ban hành đúng trình tự, tiêu chí được xác định rõ và áp dụng phù hợp, NLĐ được thông báo về kết quả đánh giá và quá trình không hoàn thành công việc được ghi nhận đầy đủ, cũng như tình trạng không hoàn thành công việc diễn ra thường xuyên theo Quy chế.

Vì vậy, NSDLĐ nên xây dựng và lưu giữ hồ sơ đầy đủ, có hệ thống qua từng kỳ đánh giá, từ việc xác định yêu cầu công việc, giao mục tiêu đến ghi nhận, phản hồi và theo dõi kết quả thực hiện công việc. Hồ sơ này sẽ là cơ sở để kiểm chứng quá trình đánh giá và hỗ trợ NSDLĐ giải trình, bảo vệ quan điểm của mình khi phát sinh tranh chấp.

4. Kết luận

Pháp luật hiện hành trao cho NSDLĐ quyền chủ động xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhưng không quy định sẵn một bộ tiêu chí áp dụng chung. Song, điều này không có nghĩa là NSDLĐ có thể quy định hoặc áp dụng các nội dung đánh giá một cách tùy ý. Theo quan điểm của LNV, một Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc phù hợp và có giá trị áp dụng nên đồng thời đáp ứng ba yêu cầu cơ bản:

(i) Được ban hành đúng trình tự, thủ tục: việc xây dựng và ban hành Quy chế cần bảo đảm đầy đủ các thủ tục về tham khảo ý kiến, đối thoại tại nơi làm việc và công bố theo quy định pháp luật;

(ii) Tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng và có thể đối chiếu, kiểm chứng: tiêu chí cần nêu rõ NLĐ phải đáp ứng những yêu cầu nào và trường hợp nào được xem là hoàn thành hoặc không hoàn thành công việc; đồng thời, kết quả đánh giá phải có thể được đối chiếu, kiểm chứng trên cơ sở các căn cứ, dữ liệu hoặc phương thức đánh giá phù hợp;

(iii) Làm rõ thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc”: Quy chế cần quy định hợp lý về chu kỳ đánh giá và số lần không đạt để làm cơ sở xem xét tính “thường xuyên”.

Bên cạnh việc xây dựng nội dung phù hợp và ban hành đúng quy định, NSDLĐ cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu thể hiện quá trình đánh giá, từ việc xác định công việc, tiêu chí đánh giá, kết quả thực hiện đến việc thông báo kết quả cho NLĐ. Đặc biệt, trong trường hợp kết quả đánh giá được sử dụng làm căn cứ để đơn phương chấm dứt HĐLĐ, việc chứng minh không chỉ dừng ở kết quả NLĐ không hoàn thành công việc mà còn liên quan đến tính phù hợp của tiêu chí, cách thức và quá trình đánh giá, cũng như việc tình trạng không hoàn thành công việc có đáp ứng tính “thường xuyên” được quy định trong Quy chế hay không. Một Quy chế được xây dựng chặt chẽ, ban hành đúng trình tự và áp dụng nhất quán sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hiệu quả công việc, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp bảo vệ quan điểm của mình khi phát sinh tranh chấp lao động.

Trên đây là một số nội dung LNV bàn luận liên quan đến việc xây dựng, ban hành và áp dụng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Trong trường hợp Quý Khách hàng cần tư vấn chi tiết về việc xây dựng, rà soát hoặc hoàn thiện Quy chế phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, cũng như cơ chế đánh giá và xử lý trường hợp NLĐ không hoàn thành công việc, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ LexNovum Lawyers để được tư vấn cụ thể.

Thực hiện: Cộng sự Hoàng Vy

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành). Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.