Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Những điều doanh nghiệp cần biết theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP và Nghị định 288/2026/NĐ-CP – Phần 2

Trong phần 1 của bài viết, LNV đã phân tích khái niệm và cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Song, việc xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp mới chỉ là bước đầu trong quá trình tuân thủ. Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp còn phải chủ động kê khai, cập nhật khi có thay đổi, lưu giữ và cung cấp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, đồng thời bảo đảm các thông tin này luôn đầy đủ, chính xác và kịp thời. Đáng lưu ý, việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ nêu trên có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị xử phạt hành chính và các chế tài liên quan. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phù hợp để theo dõi, cập nhật và quản lý thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, đặc biệt khi có thay đổi về cơ cấu sở hữu hoặc quyền kiểm soát.

Từ góc độ tuân thủ, tại phần 2 của bài viết, LexNovum Lawyers (“LNV”) sẽ lần lượt làm rõ các nghĩa vụ doanh nghiệp cần thực hiện đối với thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, từ kê khai, thông báo thay đổi, lưu giữ đến cung cấp thông tin; đồng thời phân tích rủi ro và mức xử phạt có thể phát sinh khi doanh nghiệp không tuân thủ. Trên cơ sở đó, bài viết đưa ra một số lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp chủ động rà soát hồ sơ, hoàn thiện quy trình nội bộ và bảo đảm việc quản lý thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện đầy đủ, kịp thời và đúng quy định.

1. Nghĩa vụ kê khai, thông báo thay đổi, lưu giữ và cung cấp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi

Các nghĩa vụ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi được đặt ra ngay từ thời điểm thành lập và tiếp tục được thực hiện trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần lưu ý 04 nhóm nghĩa vụ chính: kê khai, thông báo thay đổi, lưu giữ và cung cấp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

(i) Kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp khi thành lập

Theo Điều 20.3, Điều 21.3, Điều 22.3 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) (“Luật Doanh nghiệp 2025”), hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp (đối với công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần) bao gồm “Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có)”. Đồng thời, theo Điều 23.10 Luật Doanh nghiệp 2025, giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cũng bao gồm “Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có)”.

Cách diễn đạt “nếu có” nêu trên dẫn đến cách hiểu rằng doanh nghiệp chỉ kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi khi xác định được cá nhân đáp ứng các tiêu chí theo quy định, tức các tiêu chí tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Theo đó, trong trường hợp không có cá nhân đáp ứng tiêu chí, doanh nghiệp có thể không phải kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.

Song, cách tiếp cận này cần được xem xét lại theo quy định mới tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Như đã phân tích tại Phần 1 của bài viết, Nghị định 296/2026/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải rà soát từng cấp trong cơ cấu sở hữu cho đến khi xác định được cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát cuối cùng trên thực tế. Trường hợp không xác định được cá nhân theo tiêu chí về quyền sở hữu hoặc quyền thực tế chi phối, doanh nghiệp tiếp tục xác định cá nhân theo tiêu chí người quản lý có quyền hạn lớn nhất. Vì vậy, ở thời điểm hiện tại, về nguyên tắc, doanh nghiệp phải xác định và kê khai thông tin về ít nhất một cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi, trừ trường hợp cá nhân đại diện vốn nhà nước trong doanh nghiệp.

Tinh thần này được thể hiện rõ tại Điều 4 Nghị định 296/2026/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 18 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Cụ thể, việc kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp được thực hiện theo thứ tự các tiêu chí tại Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP):

• Thứ nhất, doanh nghiệp kê khai thông tin của cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu;
• Thứ hai, nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu hoặc có căn cứ cho thấy cá nhân được xác định theo tiêu chí này không phải là chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp kê khai thông tin của một hoặc nhiều cá nhân đáp ứng tiêu chí về quyền thực tế chi phối;
• Thứ ba, nếu không có cá nhân đáp ứng cả hai tiêu chí trên, doanh nghiệp kê khai thông tin của cá nhân thuộc trường hợp người quản lý có quyền hạn lớn nhất.

Do đó, ngay từ thời điểm chuẩn bị hồ sơ thành lập, người thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định rõ ai là chủ sở hữu hưởng lợi và làm rõ cá nhân đó được xác định theo tiêu chí về quyền sở hữu, quyền thực tế chi phối  hay người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt cho doanh nghiệp. Việc kê khai cần phù hợp với sơ đồ sở hữu, điều lệ, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, thỏa thuận kiểm soát và các tài liệu chứng minh liên quan.

(ii) Thông báo khi có thay đổi

Sau khi doanh nghiệp được thành lập, thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi vẫn cần được doanh nghiệp theo dõi và cập nhật trong suốt quá trình hoạt động. Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo thời hạn luật định. Cụ thể, theo Điều 31.1.c, Điều 31.2 Luật Doanh nghiệp 2025, và Điều 52.1 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Đáng chú ý, theo Điều 31.1.c Luật Doanh nghiệp 2025, công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán được loại trừ khỏi nghĩa vụ thông báo khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Song, đây chỉ là ngoại trừ áp dụng đối với nghĩa vụ thông báo thay đổi, không phải là miễn trừ toàn bộ nghĩa vụ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi. Theo đó, các doanh nghiệp thuộc trường hợp này vẫn cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác, bao gồm thu thập, cập nhật, lưu giữ và cung cấp thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

(iii) Lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Theo Điều 11.1.h Luật Doanh nghiệp 2025 và Điều 19 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã được kê khai, thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Song, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc lưu giữ không nên chỉ dừng lại ở biểu mẫu đã nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Để bảo đảm khả năng chứng minh và giải trình, doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu làm cơ sở cho việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi, chẳng hạn như sơ đồ chuỗi sở hữu; tỷ lệ sở hữu trực tiếp và gián tiếp; tài liệu góp vốn; thỏa thuận giữa các cổ đông/thành viên; thỏa thuận về quyền sở hữu hoặc cùng sở hữu; văn bản ủy quyền; và các tài liệu thể hiện quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, phủ quyết hoặc quyền quyết định đối với chính sách tài chính, đầu tư và hoạt động của doanh nghiệp. Việc lưu giữ đầy đủ các tài liệu này có ý nghĩa quan trọng trong trường hợp doanh nghiệp cần giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(iv) Cung cấp thông tin

Theo Điều 8.5.a Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp khi được yêu cầu.

Lưu ý đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025. Theo quy định chuyển tiếp của Luật Doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 sẽ bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất. Song, doanh nghiệp cũng có thể chủ động yêu cầu bổ sung thông tin sớm hơn, thay vì chờ đến lần thay đổi đăng ký doanh nghiệp tiếp theo.

Theo đó, cơ chế chuyển tiếp này không đặt ra yêu cầu doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 (thành lập trước ngày quy định về chủ sở hữu hưởng lợi được áp dụng) phải lập ngay hồ sơ để kê khai, bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Song, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp được miễn thực hiện các nghĩa vụ khác. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát cơ cấu sở hữu, quyền kiểm soát và các thông tin cần thiết để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, qua đó bảo đảm sẵn sàng thực hiện nghĩa vụ khi phát sinh thủ tục bổ sung thông tin theo quy định.

2. Rủi ro xử phạt nếu doanh nghiệp không tuân thủ

Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP, các vi phạm liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi có thể bị xử phạt hành chính tùy theo hành vi và mức độ vi phạm. Có thể gom các hành vi vi phạm thành các nhóm sau:

(i) Không kê khai, kê khai không trung thực hoặc không chính xác

Theo Điều 46.4.c và Điều 46.5.d Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp không kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng và bị buộc bổ sung thông tin theo quy định.

Theo Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp kê khai không trung thực, không chính xác thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký, hồ sơ thông báo thay đổi, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 30 triệu đồng đến 70 triệu đồng.

(ii) Thông báo thay đổi quá hạn hoặc không thông báo

Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 2 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi quá thời hạn quy định, mức xử lý được xác định theo thời gian chậm thực hiện. Cụ thể, quá hạn từ 01 đến 10 ngày có thể bị cảnh cáo; quá hạn từ 11 đến 30 ngày có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng; quá hạn từ 31 đến 90 ngày có thể bị phạt từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng; và quá hạn từ 91 ngày trở lên có thể bị phạt từ 50 triệu đồng đến 60 triệu đồng.

Trường hợp doanh nghiệp không thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 30 triệu đồng đến 70 triệu đồng và bị buộc thực hiện thủ tục thông báo thay đổi theo quy định.

Ngoài ra, đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 nhưng không bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 70 triệu đồng đến 100 triệu đồng và bị buộc bổ sung thông tin theo quy định.

(iii) Không báo cáo, không cung cấp hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ

Theo Điều 48 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp báo cáo, cung cấp thông tin không đầy đủ nội dung hoặc không đúng thời hạn khi có yêu cầu (bao gồm thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi), doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 30 triệu đồng và bị buộc bổ sung nội dung còn thiếu.

Trường hợp doanh nghiệp không báo cáo, không cung cấp thông tin theo yêu cầu hoặc báo cáo, cung cấp thông tin không trung thực, không chính xác theo yêu cầu (bao gồm thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi), mức phạt có thể từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng và bị buộc gửi báo cáo hoặc cung cấp thông tin theo quy định.

(iv) Không lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi

Theo Điều 52.2.e Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 5 Nghị định 288/2026/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 40 triệu đồng đến 70 triệu đồng và bị buộc lưu giữ tài liệu theo quy định.

Cần lưu ý rằng các mức phạt nêu trên là khung xử phạt. Mức xử phạt cụ thể trong từng vụ việc còn phụ thuộc vào tính chất, mức độ, hậu quả vi phạm và các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

3. Một số lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp

Từ các quy định nêu trên, doanh nghiệp không nên chỉ rà soát thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi khi phát sinh thủ tục đăng ký doanh nghiệp, mà cần chủ động rà soát cơ cấu sở hữu, quyền kiểm soát và các thỏa thuận có liên quan trong suốt quá trình hoạt động. Việc rà soát và cập nhật thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro kê khai thiếu, kê khai không chính xác, chậm thông báo thay đổi hoặc không có đầy đủ tài liệu để giải trình khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Để bảo đảm việc xác định, kê khai và quản lý thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung sau:

(i) Thứ nhất, chủ động rà soát các trường hợp có khả năng phát sinh chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý rà soát thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi trong các trường hợp có cấu trúc hoặc cơ chế sở hữu, kiểm soát phức tạp, bao gồm:

• Cơ cấu sở hữu nhiều tầng: doanh nghiệp có nhiều lớp sở hữu trung gian hoặc có công ty trách nhiệm hữu hạn nhiều thành viên, công ty cổ phần nằm trong chuỗi sở hữu;
• Cổ đông/thành viên là tổ chức: có cổ đông, thành viên là công ty mẹ, quỹ, pháp nhân nước ngoài hoặc các tổ chức trung gian khác;
• Thỏa thuận đứng tên hoặc ủy thác: tồn tại thỏa thuận đứng tên hộ, ủy thác, hợp đồng cùng sở hữu hoặc cơ chế hưởng lợi kinh tế tách biệt với quyền sở hữu danh nghĩa;
• Nhóm cá nhân cùng nắm giữ tỷ lệ từ 25% trở lên: nhóm cá nhân có mối quan hệ gia đình hoặc hợp đồng cùng nhau sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp hoặc vừa trực tiếp và gián tiếp từ 25% trở lên vốn điều lệ hoặc từ 25% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp;
• Quyền kiểm soát thực tế: một cá nhân có quyền phủ quyết, quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, quyền quyết định về tài chính, đầu tư, hoạt động hoặc cơ chế khác cho phép cá nhân đó chi phối doanh nghiệp.

(ii) Thứ hai, tránh các cách hiểu không chính xác về chủ sở hữu hưởng lợi

Trong quá trình rà soát, doanh nghiệp cần tránh một số cách hiểu phổ biến có thể dẫn đến việc xác định hoặc kê khai không đầy đủ, cụ thể:

• “Sở hữu dưới 25% thì không phải kê khai”: ngưỡng 25% là một trong các tiêu chí để xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Trường hợp không đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục xem xét quyền kiểm soát thực tế và các tiêu chí khác theo quy định;
• “Chỉ cần rà soát cổ đông, thành viên trực tiếp”: việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi cần được thực hiện xuyên suốt chuỗi sở hữu, bao gồm cả sở hữu trực tiếp và gián tiếp, cho đến cá nhân cuối cùng;
• “Người đại diện theo pháp luật luôn là chủ sở hữu hưởng lợi”: tiêu chí người quản lý có quyền hạn lớn nhất chỉ được xem xét khi không xác định được cá nhân theo tiêu chí về quyền sở hữu và quyền thực tế chi phối;
• “Công ty niêm yết được miễn toàn bộ nghĩa vụ”: việc được loại trừ khỏi nghĩa vụ thông báo thay đổi không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ các nghĩa vụ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi. Doanh nghiệp vẫn cần đánh giá và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định.

(iii) Thứ ba, thực hiện quy trình rà soát và xác định một cách có hệ thống

Để hạn chế rủi ro bỏ sót hoặc xác định không chính xác chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp nên thực hiện đồng bộ các bước sau:

• Lập sơ đồ sở hữu: xác định đầy đủ chuỗi sở hữu trực tiếp và gián tiếp cho đến cá nhân cuối cùng;
• Xác định tỷ lệ sở hữu: tính toán tỷ lệ sở hữu trực tiếp, gián tiếp và cộng gộp để xác định các cá nhân có khả năng đáp ứng tiêu chí về quyền sở hữu;
• Đánh giá quyền kiểm soát thực tế: rà soát quyền biểu quyết, quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, quyền phủ quyết và quyền quyết định đối với các vấn đề về tài chính, đầu tư và hoạt động của doanh nghiệp;
• Rà soát các mối quan hệ và thỏa thuận có liên quan: xem xét quan hệ gia đình, thỏa thuận cùng sở hữu, ủy thác, đứng tên hộ hoặc các thỏa thuận khác có thể làm phát sinh quyền kiểm soát hoặc quyền hưởng lợi thực tế;
• Lập hồ sơ xác định và giải trình: ghi nhận rõ căn cứ doanh nghiệp sử dụng để xác định chủ sở hữu hưởng lợi hoặc, trong trường hợp không xác định được, căn cứ để đi đến kết luận theo quy định;
• Lưu giữ hồ sơ: bảo đảm các biểu mẫu kê khai và tài liệu làm căn cứ xác định được lưu giữ đầy đủ dưới dạng văn bản hoặc điện tử;
• Thiết lập cơ chế cập nhật: theo dõi các thay đổi về cơ cấu sở hữu, quyền kiểm soát và các thỏa thuận có liên quan để kịp thời cập nhật thông tin và thực hiện nghĩa vụ thông báo trong thời hạn luật định.

(iv) Thứ tư, chuẩn bị và duy trì bộ hồ sơ nội bộ có khả năng chứng minh

Bên cạnh thông tin đã kê khai, doanh nghiệp nên xây dựng và duy trì một bộ hồ sơ nội bộ đủ để chứng minh cơ sở xác định chủ sở hữu hưởng lợi, bao gồm:

• Sơ đồ và bảng phân tích cơ cấu sở hữu: thể hiện chuỗi sở hữu trực tiếp, gián tiếp và bảng tính tỷ lệ sở hữu tương ứng;
• Biểu mẫu kê khai: thực hiện theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC;
• Tài liệu pháp lý nội bộ: điều lệ, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, tài liệu góp vốn và các tài liệu liên quan đến quyền sở hữu;
• Tài liệu về các thỏa thuận có liên quan: thỏa thuận cổ đông/thành viên, hợp đồng cùng sở hữu, thỏa thuận ủy thác, thỏa thuận đứng tên hộ,…;
• Tài liệu thể hiện quyền kiểm soát: thỏa thuận hoặc tài liệu thể hiện quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, phủ quyết, biểu quyết hoặc quyết định đối với các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp;
• Tài liệu về biến động sở hữu và kiểm soát: hồ sơ chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, tổ chức lại, thay đổi cơ cấu sở hữu,…

Việc thiết lập một cơ chế rà soát và quản lý hồ sơ như trên sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu về kê khai và cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, mà còn có đủ cơ sở để chứng minh, giải trình và cung cấp thông tin khi cần thiết. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu nhiều tầng hoặc tồn tại các cơ chế kiểm soát ngoài quyền sở hữu danh nghĩa, việc chuẩn hóa hồ sơ và quy trình nội bộ ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro tuân thủ trong quá trình hoạt động.

Quy định về chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ đặt ra yêu cầu doanh nghiệp kê khai thông tin tại thời điểm đăng ký thành lập, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp chủ động theo dõi, cập nhật, lưu giữ và sẵn sàng cung cấp thông tin trong suốt quá trình hoạt động. Đặc biệt, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi cần được thực hiện trên cơ sở rà soát đầy đủ cơ cấu sở hữu, quyền kiểm soát và các thỏa thuận có liên quan, thay vì chỉ dựa trên thông tin về người đứng tên phần vốn, cổ phần hoặc người đại diện theo pháp luật.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và chuẩn hóa hồ sơ về chủ sở hữu hưởng lợi, thiết lập cơ chế cập nhật khi có thay đổi và bảo đảm các tài liệu làm căn cứ xác định được lưu giữ đầy đủ, chính xác và có khả năng giải trình. Đây không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện đúng các nghĩa vụ kê khai, thông báo, lưu giữ và cung cấp thông tin, mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt và chủ động đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trên đây là một số nội dung LNV lưu ý về nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi và các rủi ro có thể phát sinh trong trường hợp không tuân thủ. Trường hợp Quý Khách hàng cần tư vấn chi tiết hơn về việc xác định, kê khai, cập nhật hoặc lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong một trường hợp cụ thể, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ LexNovum Lawyers để được hỗ trợ.

✍️ Thực hiện: Thực tập sinh Trung Tín, Cộng sự Hoàng Vy

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành). Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.