Xác định và kê khai Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

LexNovum Lawyers

30/07/2025

Kể từ ngày 01/07/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP (“NĐ 168”) chính thức có hiệu lực và thay thế hoàn toàn Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. NĐ 168 được ban hành nhằm bảo đảm sự thống nhất và đồng bộ với Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, đặc biệt trong việc tăng cường minh bạch thông tin sở hữu doanh nghiệp thông qua quy định mới về Chủ sở hữu hưởng lợi (“CSHHL”).

Theo đó, việc xác định và kê khai CSHHL trở thành trách nhiệm của doanh nghiệp ngay từ giai đoạn đăng ký thành lập cũng như trong quá trình hoạt động.

Trong bài viết này, LexNovum Lawyers (“LNV”) sẽ phân tích chi tiết các quy định liên quan đến CSHHL theo NĐ 168, làm rõ tiêu chí xác định cũng như các trách nhiệm kê khai và cập nhật thông tin mà doanh nghiệp cần tuân thủ. Từ đó, giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ những quy định mới, đảm bảo tuân thủ đầy đủ và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

1. Tiêu chí xác định CSHHL của doanh nghiệp

Theo Điều 4.35 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi, bổ sung 2025, ngoại trừ các trường hợp theo quy định, CSHHL của doanh nghiệp được hiểu là cá nhân (i) có quyền sở hữu trên thực tế vốn điều lệ hoặc (ii) có quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó.

Theo đó, NĐ 168 cũng đã quy định các tiêu chí xác định CSHHL dựa trên 02 quyền này. Cụ thể, theo Điều 17.1 NĐ 168, CSHHL của doanh nghiệp là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

(i) Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp;

Trong đó, cá nhân sở hữu gián tiếp là cá nhân sở hữu tỷ lệ vốn điều lệ hoặc tỷ lệ tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp thông qua tổ chức khác (Điều 17.2 NĐ 168).

Ví dụ 1: Công ty A có vốn điều lệ là 400.000.000 triệu đồng, được chia thành 40.000 cổ phần phổ thông. Công ty A có 04 cổ đông là cá nhân, bao gồm:

Cổ đông B sở hữu 12.000 cổ phần;
Cổ đông C sở hữu 8.000 cổ phần;
Cổ đông D sở hữu 18.000 cổ phần;
Cổ đông E sở hữu 2.000 cổ phần.

Theo đó, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty A là 40.000 cổ phần. Trong đó:

Cổ đông B sở hữu 30% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết;
Cổ đông C sở hữu 20% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết;
Cổ đông D sở hữu 45% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết;
Cổ đông E sở hữu 5% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Như vậy, căn cứ theo Điều 17.1.a NĐ 168, cổ đông B và cổ đông D chính là CSHHL của Công ty A do sở hữu trực tiếp trên 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty.

Ví dụ 2: Công ty A có vốn điều lệ là 500.000.000 triệu đồng, được chia thành 50.000 cổ phần phổ thông. Trong đó:

Công ty TNHH B sở hữu 20.000 cổ phần, biết Công ty B do cá nhân X làm chủ sở hữu (góp 100% vốn điều lệ);
Công ty TNHH C sở hữu 12.500 cổ phần, biết Công ty C có 2 thành viên là cá nhân Y (góp 80% vốn điều lệ) và cá nhân Z (góp 20% vốn điều lệ).
Cá nhân D sở hữu 10.000 cổ phần;
Cá nhân E sở hữu 7.500 cổ phần.

Theo đó, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty A là 50.000 cổ phần. Trong đó:

Công ty B sở hữu 40% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết; trong đó, cá nhân X thông qua Công ty B gián tiếp sở hữu (100%*40%) = 40% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty A.
Công ty C sở hữu 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết; trong đó, cá nhân Y gián tiếp sở hữu (80%*25%) = 20% và cá nhân Z gián tiếp sở hữu (20%*25%) = 5% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty A.
Cá nhân D sở hữu 20% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết;
Cá nhân E sở hữu 15% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Như vậy, căn cứ theo Điều 17.1.a và Điều 17.2 NĐ 168, cá nhân X là CSHHL của Công ty A do sở hữu gián tiếp từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

(ii) Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau:

Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên; người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp;
Sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp;
Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
Tổ chức lại, giải thể công ty.

Song, pháp luật doanh nghiệp hiện hành không quy định cụ thể như thế nào là “quyền chi phối”.

Qua tham khảo các quy định quốc tế, LNV nhận thấy “quyền chi phối” được xác định là khả năng quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp bất kể người đó có giữ chức vụ hay không (Peru) và quyền này sẽ được thực hiện thông qua thỏa thuận hợp đồng hoặc hình thức tương tự hợp đồng (Hoa Kỳ).

Theo Sổ tay hướng dẫn thực thi nội dung CSHHL của Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể, quyền chi phối là quyền mà một cá nhân có thể quyết định các vấn đề của doanh nghiệp, nếu không có sự chấp thuận của cá nhân này thì quyết định về các vấn đề đó sẽ không được thông qua mặc dù đạt tỷ lệ theo quy định. Quyền chi phối có thể được thực hiện thông qua các thỏa thuận riêng giữa các thành viên/cổ đông,…[1]

Như vậy, từ các quy định và hướng dẫn nêu trên, có thể hiểu rằng “quyền chi phối” không nhất thiết gắn liền với tỷ lệ sở hữu vốn hay chức danh quản lý doanh nghiệp, mà được xác định thông qua khả năng thực tế của một cá nhân trong việc tác động hoặc kiểm soát quyết định đối với các vấn đề trọng yếu của doanh nghiệp. Theo đó, việc một cá nhân có quyền phủ quyết hoặc quyền chấp thuận tiên quyết đối với một hoặc một số vấn đề theo Điều 17 NĐ 168 là điều kiện để xác định CSHHL theo tiêu chí “quyền chi phối”.

Ví dụ 3: Công ty A có vốn điều lệ 500.000.000 đồng, được chia thành 50.000 cổ phần phổ thông. Trong đó, các cổ đông B, C, D, E, F đều nắm giữ 10.000 cổ phần/cổ đông.

Theo đó, tại Công ty A, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là 50.000 cổ phần và mỗi cổ đông nắm giữ 20% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Các cổ đông cùng nhau ký Thỏa thuận cổ đông với nội dung: “Các vấn đề quan trọng của Công ty sẽ được thông qua khi đạt tỷ lệ 75% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Tuy nhiên, đối với việc tổ chức lại và giải thể Công ty, quyết định của ĐHĐCĐ chỉ được thông qua nếu nhận được sự đồng ý của cổ đông F”.

Như vậy, F có quyền chi phối về việc tổ chức lại, giải thể công ty. Do đó, căn cứ theo quy định tại Điều 17.1.b NĐ 168, F là CSHHL của Công ty A.

2. Các nội dung doanh nghiệp cần kê khai liên quan đến CSHHL của doanh nghiệp

Như nội dung phân tích ở phần 1 bài viết này, CSHHL của doanh nghiệp sẽ bao gồm:

Cá nhân sở hữu trực tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp (“CSHHL trực tiếp”);
Cá nhân sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp (“CSHHL gián tiếp”); và
Cá nhân có quyền chi phối doanh nghiệp.

Song, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp chỉ kê khai các thông tin về CSHHL trực tiếp và cá nhân có quyền chi phối doanh nghiệp. Riêng đối với CSHHL gián tiếp, pháp luật chưa có quy định buộc doanh nghiệp phải kê khai nội dung này. Cụ thể, theo Điều 18 NĐ 168, doanh nghiệp kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh các thông tin sau:

(i) Thông tin về CSHHL của doanh nghiệp, bao gồm:

– Cá nhân sở hữu trực tiếp vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết

Cá nhân là cổ đông sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên;
Cá nhân là thành viên sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên của công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Cá nhân là chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

– Cá nhân có quyền chi phối: Doanh nghiệp tự xác định cá nhân có quyền chi phối và kê khai với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Các nội dung kê khai về CSHHL được thực hiện theo Mẫu số 10 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.

(ii) Thông tin để xác định CSHHL của doanh nghiệp

Ngoài các thông tin về CSHHL của doanh nghiệp thì đối với doanh nghiệp là công ty cổ phần, doanh nghiệp cần kê khai, thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông tin cổ đông là tổ chức sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên (Điều 18.3 NĐ 168).

Các thông tin cần kê khai được thực hiện theo Mẫu số 11 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC.

3. Thông báo thay đổi thông tin về CSHHL của doanh nghiệp và thông báo thông tin để xác định CSHHL

Trong trường hợp có sự thay đổi các nội dung đã kê khai như đề cập tại mục (i) và (ii) của phần 2 bài viết này, doanh nghiệp thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi (Điều 52 NĐ 168). Hồ sơ bao gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC);
Danh sách CSHHL của doanh nghiệp (Mẫu số 10 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC).

Trên đây là một số nội dung cập nhật của LNV về các quy định liên quan đến CSHHL của doanh nghiệp. Trong bối cảnh các quy định pháp lý về CSHHL của doanh nghiệp dần được hoàn thiện, LNV khuyến nghị các doanh nghiệp chủ động rà soát cơ cấu tổ chức và mô hình vận hành của doanh nghiệp, tham vấn các khuyến nghị pháp lý khi cần thiết để bảo đảm việc xác định và kê khai CSHHL được thực hiện chính xác, đầy đủ. Trường hợp cần được tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV.

Người thực hiện: Luật sư Phan Nhi, Cộng sự Hoàng Vy

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành) và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu. 

[1] Cục Phát triển doanh nghiệp tư nhân và kinh tế tập thể (APED), Sổ tay hướng dẫn thực thi nội dung Chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định của Luật Doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành, 2025.