Một số vấn đề về trách nhiệm đóng BHXH của người sử dụng lao động

LexNovum Lawyers

13/01/2026

Trong bối cảnh Luật Bảo hiểm xã hội (“BHXH”) 2024 chính thức được ban hành, LNV nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến nghĩa vụ của người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) trong việc tham gia và đóng nộp BHXH đối với người lao động (“NLĐ”), đặc biệt là trong các trường hợp (i) NLĐ đã hết tuổi lao động nhưng tiếp tục làm việc hoặc (ii) NLĐ đang trong thời gian thử việc. Trên cơ sở nghiên cứu quy định pháp luật hiện hành và trao đổi với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, LNV xin cập nhật đến Quý Khách hàng một số vấn đề pháp lý đáng lưu ý dưới đây:

1. NLĐ hết tuổi lao động (từ 60 tuổi) không đủ điều kiện hưởng lương hưu, đã được giải quyết chế độ nghỉ hưởng trợ cấp BHXH một lần trước khi Luật BHXH 2024 có hiệu lực. Hiện NLĐ tiếp tục xin được làm việc, đơn vị không đóng nộp BHXH nhưng vẫn chi trả 21,5% (phần đóng nộp BHXH của đơn vị) cho NLĐ. Đơn vị thực hiện như vậy có đúng không?

Theo quy định tại Điều 2.1.a Luật BHXH 2024, “Người làm việc theo hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp NLĐ và NSDLĐ thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên” là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH.

Điều 2.7 Luật BHXH 2024 quy định các trường hợp KHÔNG bắt buộc tham gia BHXH, gồm:

Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng;
Lao động là người giúp việc gia đình;
Đối tượng quy định tại Điều 2.1.m[1] và Điều 2.1.n[2] Luật BHXH đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169.2 của Bộ luật Lao động, trừ trường hợp thời gian đóng BHXH còn thiếu tối đa 06 tháng quy định tại Điều 33.7 của Luật BHXH.

Như vậy, trường hợp (i) NLĐ không đủ tuổi nghỉ hưu, đã được giải quyết chế độ hưởng BHXH một lần; (ii) hiện tại đang tiếp tục thực hiện một quan hệ lao động mới (có ký HĐLĐ từ đủ 01 tháng trở lên); và (iii) không thuộc trường hợp không bắt buộc tham gia BHXH nhưng NSDLĐ không thực hiện thủ tục đăng ký và đóng nộp BHXH bắt buộc cho NLĐ, mà chi trả trực tiếp cho NLĐ khoản tiền tương đương 21,5% (phần nghĩa vụ đóng của NSDLĐ) là không phù hợp với quy định pháp luật.

Cụ thể, pháp luật về BHXH không có quy định NSDLĐ và NLĐ thỏa thuận thay thế nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc bằng việc chi trả bằng tiền mặt cho NLĐ. Nghĩa vụ tham gia và đóng nộp BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của NSDLĐ, phát sinh theo quan hệ lao động, không phụ thuộc vào ý chí thỏa thuận của các bên được quy định tại Điều 13.1 và Điều 34 Luật BHXH 2024. Do đó, trong trường hợp NLĐ nêu trên tiếp tục làm việc theo HĐLĐ mới, NSDLĐ có trách nhiệm lập hồ sơ tham gia và đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ theo đúng quy định, nhằm bảo đảm đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ cũng như tránh rủi ro pháp lý cho NSDLĐ.

2. NLĐ là nhân viên văn phòng thử việc 01 tháng hoặc 02 tháng, đơn vị không đóng BHXH cũng không chi trả 21.5% cho NLĐ thì có vi phạm luật không?

Căn cứ quy định tại Điều 2.1.a Luật BHXH 2024 và Điều 3.1 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, NLĐ là nhân viên thử việc không phải là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Do đó, NSDLĐ không có trách nhiệm đóng BHXH cho nhóm đối tượng này.

Mặt khác, nếu thỏa thuận về thời gian thử việc được ghi nhận trong HĐLĐ, có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, theo quy định của Luật BHXH 2024, NSDLĐ có trách nhiệm tham gia và đóng BHXH cho NLĐ. Vấn đề này cũng đã được cơ quan BHXH khu vực XXVIII xác nhận, Quý Khách hàng vui lòng tham khảo thêm tại ĐÂY.

3. Một số chế tài khi vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc

Trường hợp NSDLĐ và NLĐ vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, thì tùy từng trường hợp mà NSDLĐ và NLĐ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, nổi bật là một số quy định như sau:

– Đối với NLĐ: Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng khi có hành vi thỏa thuận với NSDLĐ không tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, tham gia không đúng đối tượng hoặc tham gia không đúng mức quy định (Điều 39.1 Nghị định 12/2022/NĐ-CP);

– Đối với NSDLĐ:

Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với NSDLĐ có một trong các hành vi sau đây: (i) Chậm đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp; (ii) Đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng; (iii) Đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng; (iv) Chiếm dụng tiền đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của NLĐ (Điều 39.5 Nghị định 12/2022/NĐ-CP);
Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với NSDLĐ không đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ NLĐ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (Điều 39.6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP);
Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với NSDLĐ có một trong các hành vi sau đây: (i) Trốn đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; (ii) Sửa chữa, làm sai lệch văn bản, tài liệu trong hồ sơ đề xuất được áp dụng mức đóng thấp hơn mức đóng bình thường vào Quỹ Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (Điều 39.7 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Bên cạnh khoản tiền bị xử phạt vi phạm hành chính, NSDLĐ có các hành vi kể trên thì còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Điều 39.10 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như: buộc đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc, nộp khoản tiền lãi chậm đóng,…

Trên đây là một số nội dung giải đáp liên quan đến nghĩa vụ tham gia và đóng BHXH của NSDLĐ. Các phân tích nêu trên được xây dựng trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành và ý kiến hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm ban hành bài viết, nhằm hỗ trợ Quý Khách hàng trong việc hiểu và áp dụng quy định pháp luật một cách phù hợp. Trường hợp Quý Khách hàng có nhu cầu tư vấn chuyên sâu, vui lòng liên hệ trực tiếp LNV để được hỗ trợ.

Người thực hiện: Cộng sự Quế Trân

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý: Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý Khách hàng vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.

————————————

[1] Điều 2.1.m Luật BHXH 2024: Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ

[2] Điều 2.1.n Luật BHXH 2024: Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương.