Từ 01/01/2026: Phải xóa, hủy thông tin của người dự tuyển khi không tuyển dụng?

LexNovum Lawyers

19/08/2025

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (“Luật BVDLCN”) sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 quy định rõ trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân (“DLCN”) của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động rằng: “Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển” (Điều 25.1.c Luật BVDLCN). Trong bài viết này, LexNovum Lawyers (“LNV”) sẽ phân tích các quy định có liên quan để làm rõ i) DLCN của người dự tuyển là gì?, ii) Phạm vi thu thập DLCN của người dự tuyển, iii) Trường hợp nào doanh nghiệp BUỘC HOẶC KHÔNG BUỘC phải xóa/hủy DLCN của người dự tuyển và iv) Xử lý vi phạm pháp luật đối với hành vi vi phạm nghĩa vụ xóa/hủy DLCN của người dự tuyển.

1. DLCN của người dự tuyển là gì?

Theo Điều 2.1 Luật BVDLCN quy định: “Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.”

Theo Điều 2.2 và Điều 2.3 Luật BVDLCN, danh mục DLCN cơ bản và DLCN nhạy cảm sẽ do Chính phủ ban hành[1].

Từ quy định trên, có thể xác định DLCN của người dự tuyển là những thông tin xác định hoặc giúp xác định một người dự tuyển cụ thể, ví dụ như: họ & tên, ngày/tháng/năm sinh, giới tính, quốc tịch, SĐT, hồ sơ khám bệnh, tôn giáo …

Theo đó, DLCN của người dự tuyển có thể tồn tại dưới 02 hình thức:

(i) Dữ liệu số (ví dụ: CV ở định dạng .doc hoặc .pdf, cung cấp thông tin ứng tuyển qua email, dữ liệu ghi âm/ghi hình buổi phỏng vấn,…);

(ii) Thông tin dưới dạng khác (ví dụ: hồ sơ giấy, biên bản phỏng vấn, ghi chú trong sổ tay…).

Như vậy, trong nhiều trường hợp, hồ sơ xin việc dù tồn tại dưới hình thức điện tử hoặc vật lý đều chứa DLCN. Theo đó, doanh nghiệp với vai trò là Bên Kiểm soát và xử lý DLCN có nghĩa vụ tuân thủ đầy đủ pháp luật bảo vệ DLCN, bao gồm nhưng không giới hạn nghĩa vụ xóa/hủy DLCN của người dự tuyển khi không tuyển dụng.

2. Phạm vi thu thập DLCN của người dự tuyển:

Về phạm vi DLCN được phép thu thập, Điều 25.1.a Luật BVDLCN quy định:

“Điều 25. Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động

1. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động được quy định như sau:

a) Chỉ được yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật; thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng vào mục đích tuyển dụng và mục đích khác theo thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật;”

Trước đây, trong quá trình phỏng vấn, nhiều doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin vượt quá phạm vi cần thiết cho tuyển dụng (ví dụ: tình trạng hôn nhân đối với vị trí kế toán hoặc văn thư). Việc duy trì cách thức trên tiềm ẩn rủi ro bị chủ thể dữ liệu hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định là hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ DLCN, từ đó bị áp dụng chế tài tương ứng theo phân tích tại mục 4 bài viết này.

Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có hướng dẫn cụ thể như thế nào là “dữ liệu nhằm mục đích tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật”. Theo đó, LNV nhận thấy rằng:

(i) Tùy vào đặc thù vị trí tuyển dụng và ngành/nghề kinh doanh, doanh nghiệp có thể dựa trên pháp luật chuyên ngành để linh hoạt xác định danh mục DLCN được thu thập trong tuyển dụng, song, phải đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật;

(ii) Nhìn chung, doanh nghiệp có thể căn cứ vào Điều 16.2 và Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, để xác định các loại DLCN được phép thu thập, điển hình như: họ tên, ngày/tháng/năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.

Như vậy, trong quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp chỉ nên thu thập trong phạm vi dữ liệu cần thiết cho việc tuyển tụng và đã được thông báo cho ứng viên, không nên tùy tiện sử dụng DLCN của ứng viên vào những mục đích chưa được thông báo và được người dự tuyển đồng ý trước. Việc xác định rõ danh mục dữ liệu được phép thu thập ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu tuyển dụng, vừa giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật về bảo vệ DLCN.

3. Trường hợp nào doanh nghiệp BUỘC HOẶC KHÔNG BUỘC phải xóa/hủy DLCN của người dự tuyển?

Căn cứ Điều 25.1.c Luật BVDLCN quy định:

“Điều 25. Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động

1. Trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động được quy định như sau:

…

c) Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển;”

Theo quy định trên, nghĩa vụ xóa/hủy DLCN của người dự tuyển được xác định trong từng trường hợp sau đây:

(i) Trường hợp 1 – BUỘC xóa/hủy DLCN của người dự tuyển: doanh nghiệp phải xóa/hủy DLCN khi đáp ứng đủ hai điều kiện sau:

Người dự tuyển không trúng tuyển; và
Các bên không có thỏa thuận khác.

(ii) Trường hợp 2 – KHÔNG BUỘC xóa/hủy DLCN của người dự tuyển: doanh nghiệp không phải xóa/hủy DLCN nếu có thỏa thuận với người dự tuyển. Ví dụ, các bên thống nhất rằng doanh nghiệp được tiếp tục lưu trữ/xử lý DLCN của ứng viên trong thời hạn một năm kể từ ngày nhận được kết quả phỏng vấn nhằm phục vụ các cơ hội tuyển dụng trong tương lai.

Tóm lại, không phải trong mọi trường hợp doanh nghiệp buộc phải xóa/hủy DLCN của người dự tuyển. Nếu có thỏa thuận khác với người dự tuyển, doanh nghiệp có quyền tiếp tục xử lý DLCN của người dự tuyển ngay cả khi quy trình tuyển dụng đã kết thúc.

4. Xử lý vi phạm pháp luật đối với hành vi vi phạm quy định xóa/hủy DLCN của người dự tuyển

Theo Điều 8 Luật BVDLCN, tùy theo tính chất, mức độ, hậu quả của hành vi vi phạm quy định xóa/hủy DLCN của người dự tuyển, doanh nghiệp có thể bị:

(i) Xử phạt hành chính (mức phạt tối đa đối với tổ chức có hành vi vi phạm là 03 tỷ đồng theo Điều 8.5 Luật BVDLCN)[2]; hoặc

(ii) Truy cứu trách nhiệm hình sự;

(iii) Bồi thường nếu gây thiệt hại theo quy định của pháp luật.

Để tránh nguy cơ bị xử lý vi phạm và nâng cao tính tuân thủ pháp luật, LNV khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện:

(i) nhanh chóng rà soát/điều chỉnh danh mục DLCN thu thập trong quá trình tuyển dụng phù hợp với vị trí tuyển dụng, ngành/nghề kinh doanh và quy định pháp luật;

(ii) thiết lập quy định rõ ràng về các trường hợp xóa/hủy dữ liệu để có cơ sở áp dụng tại cơ sở.

(iii) thỏa thuận bằng văn bản thỏa thuận với người dự tuyển nếu xử lý DLCN sau khi kết thúc quy tình tuyển dụng để tránh tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong xử lý DLCN.

Trên đây là một số lưu ý pháp lý dành cho doanh nghiệp đối với quy định xóa/hủy DLCN của người dự tuyển. LNV hy vọng rằng bài viết sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho Quý Khách hàng trong việc tuân thủ pháp luật về bảo vệ DLCN. Trường hợp cần được tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với LNV.

Người thực hiện: Cộng sự Phúc Hậu, Ngọc Mai

Tham vấn: Luật sư Phan Nhi

Lưu ý:

Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành) và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.

[1] Từ ngày 01/7/2023 đến 31/12/2025 (trừ trường hợp Chính phủ ban hành văn bản điều chỉnh, thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP), danh mục DLCN cơ bản và DLCN nhạy cảm sẽ được xác định theo Điều 2.3 và Điều 2.4 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

[2] Cần lưu ý rằng, mức phạt này áp dụng cho hành vi vi phạm quy định về xóa/hủy DLCN của người dự tuyển; song, trong trường doanh nghiệp có hành vi vi phạm quy định về việc chuyển DLCN của người dự tuyển xuyên biên giới, mức phạt có thể lên đến 5% doanh thu của năm trước liền kề (Điều 8.4 Luật BVDLCN).