Việc rà soát, hiệu chỉnh lại các tài liệu quản trị nội bộ của doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp là gì?
Pháp luật hiện hành không có định nghĩa thế nào là “Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp”. Theo cách hiểu phố biến hiện nay, Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp là tài liệu do doanh nghiệp ban hành đưa ra các nguyên tắc và điều chỉnh các quan hệ trong tổ chức nội bộ doanh nghiệp.
Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà công ty sẽ có những loại Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp khác nhau, một số loại tài liệu điển hình có thể kể đến là:
- Điều lệ.
- Quy chế nội bộ về quản trị công ty (đối với CTCP).
- Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị (đối với CTCP).
- Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát (đối với CTCP và DNNN).
- Quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán (nếu có) (đối với CTCP hoạt động theo hình thức tổ chức theo Điều 137.1.b Luật Doanh nghiệp 2020).
- Các Quy chế khác: Quy chế tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến, trực tuyến kết hợp trực tiếp; Quy chế ủy quyền tham dự họp ĐHĐCĐ; Quy chế biểu quyết, bầu cử;…
Tại sao công ty cần rà soát và hiệu chỉnh Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp?
Khi công ty bỏ qua việc rà soát và hiệu chỉnh Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp sẽ làm phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Trong phạm vi bài viết này, LexNovum Lawyers sẽ đưa ra một số rủi ro có khả năng xảy ra khi công ty không tiến hành các công tác rà soát và hiệu chỉnh Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp, cụ thể:
- Gây tranh cãi và xung đột lợi ích trong nội bộ, thậm chí dẫn đến nguy cơ vi phạm các quy định pháp luật hiện hành:
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp hoạt động trước ngày 01/01/2021 (Thời điểm Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Chứng khoán 2019 có hiệu lực) vẫn đang sử dụng các Tài liệu quản trị nội bộ doanh nghiệp như Điều lệ, Quy chế hoạt động, …được soạn thảo theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 hay Luật Chứng khoán 2006 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đến nay, với sự xuất hiện của Luật doanh nghiệp 2020, Luật chứng khoán 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc áp dụng các Tài liệu quản trị nội bộ cũ làm công tác quản trị, điều hành doanh nghiệp trên thực tế không đáp ứng yêu cầu của pháp luật hiện hành, thậm chí tiềm ẩn nguy cơ vi phạm nếu vẫn tiếp tục áp dụng. Ví dụ:
-
- Ví dụ 1: Qua rà soát Tài liệu quản trị nội bộ của một số doanh nghiệp, LexNovum Lawyers nhận thấy rằng nhiều doanh nghiệp đặt ra những quy định không có cơ sở pháp lý rõ ràng nhưng lại tiềm ẩn khả năng ảnh hưởng đến quyền lợi của cổ đông/thành viên công ty. Ví dụ trường hợp công ty đã hoạt động trên 3 năm nhưng Điều lệ vẫn đặt ra những yêu cầu cho cổ đông khi chuyển nhượng/nhận chuyển nhượng cổ phần như “Cổ đông muốn chuyển nhượng/nhận chuyển nhượng cổ phần phải có văn bản yêu cầu chuyển nhượng gửi cho Hội đồng quản trị tại trụ sở chính của Công ty để xem xét thực hiện”. Nội dung này là chưa phù hợp với quy định của pháp luật và ảnh hưởng đến quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của cổ đông theo quy định Điều 127.2 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc áp dụng những quy định này trên thực tế không chỉ có nguy cơ phát sinh tranh cãi giữa các cổ đông mà còn phát sinh trách nhiệm cho Hội đồng quản trị đối với các trường hợp là công ty đại chúng/công ty được niêm yết tại sàn chứng khoán khi hoạt động chuyển nhượng cổ phần luôn diễn ra hàng ngày.
-
- Ví dụ 2: Theo Luật Doanh nghiệp 2014, nếu muốn đề cử người vào Hội đồng quản trị, cổ đông hoặc nhóm cổ đông phổ thông phải sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng. Tuy nhiên, với định hướng mở rộng quyền cổ đông và tạo thuận lợi hơn cho cổ đông thực hiện các quyền của mình, Luật Doanh nghiệp 2020 tại Điều 115 đã quy định tỷ lệ sở hữu này giảm từ 10% xuống còn 5% (hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ) và bỏ điều kiện nắm giữ liên tục ít nhất 06 tháng. Do vậy, nếu Điều lệ công ty vẫn quy định theo Luật Doanh nghiệp 2014 (tức trên 10% và phải duy trì tỷ lệ sở hữu trên 6 tháng) và công ty vẫn áp dụng theo hướng quy định này thì hành xử của công ty có nguy cơ sẽ bị xem là xâm phạm quyền của cổ đông, vi phạm quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành.
- Gây khó khăn trong hoạt động quản trị, vận hành doanh nghiệp, ví dụ:
-
- Ví dụ 1: Theo Điều 25.1.g Luật Doanh nghiệp 2014 quy định Điều lệ Công ty cần có nội dung về “Người đại diện theo pháp luật”. Trên thực tế, trọng phạm vi yêu cầu của Luật Doanh nghiệp 2014, phần lớn doanh nghiệp chỉ thể hiện thông tin cá nhân của người đại diện chứ không đi vào phân định phạm vi quản lý, chịu trách nhiệm của mỗi người đại diện khi doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Đến Luật Doanh nghiệp 2020 thì yêu cầu này đã được chi tiết hóa thành các nội dung cụ thể như: “g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;”. Do vậy, nếu doanh nghiệp không đối chiếu và điều chỉnh phù hợp, việc áp dụng quy định theo hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp 2014 trong bối cảnh hiện hành sẽ gây ra nhiều khó khăn, thậm chí là nguy cơ xung đột về quyền và nghĩa vụ giữa những người đại diện pháp luật với nhau; hoặc
-
- Ví dụ 2: Thiếu cơ chế và quy trình tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến dẫn đến Nghị quyết của ĐHĐCĐ ban hành có rủi ro bị tranh cãi về giá trị hiệu lực pháp lý.
Điều 147 Luật doanh nghiệp 2020 cho phép ĐHĐCĐ thông qua nghị quyết bằng các hình thức tổ chức cuộc họp như trực tiếp hoặc trực tuyến. Về vấn đề này, đối với công ty đại chúng, pháp luật chứng khoán đặt ra yêu cầu chặt chẽ hơn, cụ thể:
-
-
- Căn cứ Điều 41.2.b Luật Chứng khoán 2019 quy định việc triệu tập, tổ chức họp ĐHĐCĐ tuân thủ các quy định tại Điều 41.2 Luật chứng khoán 2019 trong đó bao gồm việc “Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty;”.
-
-
-
- Tại Điều 273.3 Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng đã nhắc lại thêm một lần nữa về vấn đề này cụ thể “Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.”.
-
Căn cứ theo các quy định nêu trên thì để có thể tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến hiệu quả, công ty đại chúng cần quy định và ban hành “cơ chế và thủ tục tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến”. Thế nhưng, qua rà soát Tài liệu quản trị nội bộ của một số doanh nghiệp, LNV nhận thấy các doanh nghiệp hiện chưa chú trọng hoặc dành sự quan tâm cần thiết cho chi tiết này. Điều này dẫn đến khó khăn khi doanh nghiệp muốn tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến khi xét thấy cần thiết hoặc vì các lý do khách quan dẫn đến việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tiếp bất khả thi.
Trên đây là một số ví dụ mà LexNovum Lawyers thường thấy để đi đến khẳng định rằng việc rà soát các Tài liệu quản trị doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu tâm trong quá trình hoạt động. Trong trường hợp doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu liên quan đến việc rà soát và hiệu chỉnh bộ tài liệu quản trị hiện hành, vui lòng liên hệ với LexNovum Lawyers để được tham vấn chi tiết.
Người thực hiện: Phan Nhi – Bình An.
Lưu ý:
Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành) và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.
Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.