Vấn đề pháp lý nổi bật trong các bản án lao động Quý 1/2024 – Phần 2

Bản tin pháp luật

Vấn đề pháp lý nổi bật trong các bản án lao động Quý 1/2024 – Phần 2

LexNovum Lawyers

LexNovum Lawyers

10/07/2024

TẦM QUAN TRỌNG CỦA TÀI LIỆU QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP LAO ĐỘNG – GÓC NHÌN CỦA TÒA ÁN

Các tài liệu quản trị nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc thiết lập, duy trì hoạt động quản trị và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Song, nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa chú trọng việc xây dựng, hoàn thiện các tài liệu nêu trên. Điều này không những gây khó khăn trong việc vận hành doanh nghiệp mà còn dẫn đến những tranh cãi, xung đột lợi ích trong công ty, thậm chí dẫn đến nguy cơ vi phạm quy định pháp luật hiện hành.  

Qua quá trình tổng hợp các bản án tranh chấp lao động trong Quý 1/2024, LexNovum Lawyers (“LNV”) nhận thấy cơ quan tài phán có xu hướng căn cứ nội dung tài liệu quản trị nhân sự để giải quyết vụ án. Do đó, trong bài viết này, LNV sẽ bình luận về tầm quan trọng của các tài liệu quản trị nhân sự thông qua việc phân tích góc nhìn của Tòa án khi giải quyết tranh chấp lao động.  

Điển hình là trong Bản án số 01/2024/LĐ-ST của Tòa án nhân dân Quận Ninh Kiều – Thành phố Cần Thơ đề ngày 16/01/2024, Bà A (Nguyên đơn) bị Tổng Công ty Cổ phần B (Bị đơn) (“Công ty”) chấm dứt hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) vì lý do tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng trên 05 ngày làm việc liên tục.  

Trong quá trình xét xử, Tòa án đã căn cứ vào các tài liệu quản trị nhân sự và diễn biến trên thực tế để nhận định rằng việc Công ty xác định Bà A vắng mặt tất cả 22 ngày làm việc trong tháng để chấm dứt HĐLĐ là chưa hợp lý, cụ thể như sau:  

  • Theo Điều 4 Nội quy lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi áp dụng với nhân viên văn phòng, nhân viên giám định hiện trường và nhân viên dịch vụ khách hàng mà không có quy định thời giờ làm việc đối với nhân viên kinh doanh của Công ty;  
  • Theo nội dung HĐLĐ đã ký kết thì công việc của Bà A là nhân viên kinh doanh bảo hiểm nên thời gian làm việc tự do;  
  • Công ty không có Quy chế chấm công cụ thể mà do trưởng nhóm quyết định;  
  • Ngoài ra, Bà A đã bán được 02 hợp đồng bảo hiểm trong thời gian này, tức, vẫn đang làm việc

Có thể thấy, Tòa án cho rằng vì Công ty và Bà A đã thỏa thuận làm việc theo thời gian tự do trong HĐLĐ, đồng thời, Công ty không ban hành Nội quy lao động và Quy chế chấm công dành cho nhân viên làm việc theo thời gian tự do. Do đó, Công ty không có cơ sở để xác định “ngày làm việc” đối với nhân viên kinh doanh để từ đấy xác định hành vi vắng mặt vào “ngày làm việc” của Bà A. Vậy, hành vi chấm dứt HĐLĐ với Bà A của Công ty với lý do NLĐ “tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng trên 05 ngày làm việc liên tục” là trái pháp luật. 

Như vậy, quan điểm của Tòa án trong bản án trên một lần nữa nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng các tài liệu quản trị nhân sự một cách đầy đủ, chi tiết, đảm bảo tính bao quát và thống nhất giữa các tài liệu và tính “cá nhân hóa” của tài liệu đối với quy mô và tính chất các quan hệ lao động đang tồn tại trong mỗi doanh nghiệp. Thế nhưng, trên thực tế, qua quá trình tìm hiểu và tư vấn, chúng tôi nhận ra rằng việc xây dựng một bộ hồ sơ quản trị nhân sự sao cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp vẫn chưa thực sự được tập trung một cách thỏa đáng, nhất là trong 02 nhóm doanh nghiệp sau: 

  • Thứ nhất, nhóm các doanh nghiệp có nhiều nhóm NLĐ với nhu cầu quản lý về thời gian, công việc khác nhau, trong đó, có mô hình quản trị lao động đặc thù nhưng chính sách, quy định tại Công ty lại chưa thực sự điều chỉnh toàn diện, đầy đủ. Ví dụ như những công ty có NLĐ làm việc mà không buộc phải có mặt tại nơi làm việc như sửa chữa, bảo trì thiết bị tại địa chỉ người tiêu dùng, nhân viên tiếp thị tại các điểm bán lẻ, khu dân cư, hoặc khối công nhân làm việc tại nhà máy theo ca kíp. Trong các nhóm doanh nghiệp này, điểm thường thấy là NQLĐ và các chính sách quản trị nhân sự khác chỉ tập trung quản lý NLĐ làm việc tại văn phòng hoặc có địa điểm làm việc cố định, được quản lý theo giờ giấc cụ thể. Việc “bỏ sót” nhóm nhân sự còn lại khỏi các quy định nội bộ của doanh nghiệp vô tình đưa nhóm NLĐ này ra khỏi sự quản trị, điều hành và kiểm soát của công ty khi mối quan hệ giữa NSDLĐ và NLĐ không còn “cơm lành canh ngọt”. Và hệ quả là NSDLĐ không có cơ sở vững chắc để xử lý lao động NLĐ, hoặc nếu cố xử lý sẽ dẫn đến nguy cơ bị xác định là đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái luật.   
  • Thứ hai, nhóm doanh nghiệp sử dụng bộ tài liệu, chính sách quản trị nhân sự được tham khảo từ nguồn internet, công ty khác mà chưa qua sự hiệu chỉnh để đáp ứng đặc trưng, quy mô nhân sự hay tính chất của môi trường trong mỗi doanh nghiệp khác nhau. Theo LNV, việc tham khảo các tài liệu mẫu là một phương án giúp tối ưu chi phí và thuận tiện trong việc lựa chọn và áp dụng theo nhu cầu của công ty nhưng tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Những nguy cơ đó có thể là việc sử dụng nhầm tài liệu được biên soạn theo quy định pháp luật đã hết hạn áp dụng hoặc không giải quyết triệt để, toàn diện các mối quan hệ lao động đang tồn tại trong doanh nghiệp. Đơn cử việc sử dụng mẫu NQLĐ trên internet, nếu doanh nghiệp tham khảo đúng tài liệu mẫu được biên soạn theo BLLĐ 2019, cơ quan quản lý về lao động khi thẩm định sẽ chấp thuận và đồng ý với nội dung của NQLĐ. Nhưng, tương tự như câu chuyện trong bản án được đề cập phía trên, NQLĐ được ban hành và nhận được sự chấp thuận của CQNN theo quy định nhưng nếu không đảm bảo phản ánh và điều chỉnh quan hệ giữa NSDLĐ và NLĐ thì NSDLĐ vẫn không đủ cơ sở pháp lý để xác định NLĐ vi phạm và xử lý kỷ luật lao động đối với họ. Trong trường hợp đó, mục đích của việc ban hành NQLĐ có được đáp ứng?  

Từ những đánh giá sơ lược trên, LNV khuyến nghị Quý khách hàng, NSDLĐ nên quan tâm hơn đến hồ sơ quản trị nhân sự tại doanh nghiệp thông qua việc rà soát, hiệu chỉnh, cập nhật kịp thời theo quy định pháp luật, nhu cầu và đặc trưng của môi trường làm việc tại từng thời điểm khác nhau. Việc xây dựng được bộ hồ sơ quản trị nhân sự cụ thể, theo kịp nhịp độ của quy định hiện hành và các quan hệ lao động đang tồn tại không chỉ giúp NSDLĐ thuận tiện trong việc quản trị hiệu quả nguồn nhân sự và còn là một điểm tựa vững vàng để NSDLĐ bảo vệ quyền lợi của mình khi có tranh chấp phát sinh.  

Liên quan đến tầm quan trọng của việc rà soát, hiệu chỉnh các tài liệu quản trị nhân sự của doanh nghiệp, LNV đã từng bàn luận tại các bài viết: 

Chúng tôi hy vọng rằng các bài viết này và thông tin về bản án nói trên sẽ một lần nữa tạo sự chú ý trong Quý khách hàng và các anh chị công tác trong lĩnh vực quản trị nhân sự trong việc hoàn thiện tài liệu quản trị nhân sự nội bộ của mình. Nếu trong quá trình rà soát và hiệu chỉnh, Quý khách hàng có khó khăn hay trăn trở nào, LNV rất mong được đồng hành. 

Người thực hiện: Phan Nhi, Ngọc Mai 

Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành) và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi. 

Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.