Các lưu ý dành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài khi tiến hành thủ tục nhận bảo hiểm xã một lần
Hiện nay, ngày càng có nhiều người Việt Nam có xu hướng học tập và định cư lâu dài ở ngước ngoài. Do đó, nhu cầu thực hiện thủ tục nhận bảo hiểm xã hội (“BHXH”) một lần tại Việt Nam cũng gia tăng. Mặc dù thủ tục này không quá phức tạp, nhưng thực tế cho thấy có nhiều bất cập phát sinh trong quá trình thực hiện. Trong bài viết này, LNV sẽ nêu lên 03 điểm quan trọng mà người tham gia bảo hiểm (“Đương đơn“) cần lưu ý khi tiến hành thủ tục, cụ thể:
1. Quyền ủy quyền của Đương đơn và văn bản ủy quyền,
2. Đặt lịch hẹn online trước khi nộp hồ sơ tại một số địa phương; và
3. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của Cơ quan BHXH.
Trước khi bình luận về nội dung nêu trên, LNV lưu ý rằng Đương đơn có quyền nhận BHXH một lần khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: i) không đóng BHXH từ 12 tháng liên tục trở lên và ii) có thời gian đóng BHXH chưa đủ 20 năm (Điều 1 Nghị quyết số 93/2015/QH13 và Điều 8.1.b Nghị định số 115/2015/NĐ-CP).
1. Quyền ủy quyền của Đương đơn và nội dung văn bản ủy quyền
Pháp luật hiện hành không cấm Đương đơn ủy quyền cho cá nhân khác tại Việt Nam thực hiện thủ tục nhận BHXH một lần. Điều này đồng nghĩa với việc Đương đơn có thể thực hiện thủ tục này ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại Việt Nam thông qua văn bản ủy quyền. Theo đó, tài liệu này có thể soạn thảo dưới 02 dạng là Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền.
Đối với văn bản ủy quyền, Đương đơn cần lưu ý tính hợp lý về nội dung và tính hợp pháp về hình thức của tài liệu để tránh rủi ro chuyên viên từ chối giải quyết hồ sơ, cụ thể:
i. Về nội dung của văn bản ủy quyền
Tài liệu cần đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản theo Mẫu số 13-HSB do BHXH ban hành theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019, bao gồm: thông tin của người ủy quyền, thông tin của người nhận ủy quyền, nội dung ủy quyền và thời hạn ủy quyền. Đặc biệt, nội dung ủy quyền phải liệt kê chi tiết, đầy đủ các công việc liên quan đến hồ sơ hưởng BHXH một lần và công việc khác phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục
ii. Về hình thức của văn bản ủy quyền
Trước khi gửi về Việt Nam, tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
Ví dụ: Đương đơn ở Canada có thể hợp pháp hóa lãnh sự văn bản ủy quyền tại: i) Đại sứ quán Việt Nam tại Ottawa (55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2) hoặc ii) Lãnh sự quán Việt Nam tại Vancouver (800-605 Robson street, Vancouver, B.C. V6B5J3, Canada).
Bên cạnh đó, theo kinh nghiệm của LNV, trong quá trình giải quyết hồ sơ, Cơ quan BHXH sẽ xác minh về mối quan hệ giữa Đương đơn và Bên nhận ủy quyền để tránh trường hợp các bên mua bán sổ BHXH. Do đó, LNV khuyến nghị Đương đơn nên ủy quyền cho người thân ở Việt Nam thực hiện thủ tục này.
2. Đặt lịch hẹn online trước khi nộp hồ sơ tại một số địa phương
Trong thời gian gần đây, tại một số địa phương, Cơ quan BHXH yêu cầu Đương đơn đặt lịch hẹn online trước khi nộp hồ sơ (VD: Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh). Tại các địa phương này, số lượng hồ sơ xử lý BHXH khá lớn nên trong nhiều trường hợp, Đương đơn phải chờ lịch hẹn từ vài tuần đến vài tháng.
Trước bối cảnh nêu trên, nếu dự kiến nộp hồ sơ tại các các địa phương có quy trình đặt lịch online, LNV khuyến nghị Đương đơn nên chủ động theo dõi và đặt lịch hẹn nộp hồ sơ phù hợp với lịch trình thực tế để tránh tình trạng chờ đợi đặt lịch trong thời gian dài. Theo đó, Đương đơn có thể theo dõi và đặt lịch hẹn tại đây: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/#/dat-lich
3. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của Cơ quan BHXH
Sau khi kiểm tra và nhận hồ sơ, Cơ quan BHXH sẽ ban hành Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Dựa vào tài liệu này, Đương đơn sẽ xác định được thời gian trả kết quả và thời gian thanh toán tiền BHXH một lần của Cơ quan BHXH nếu hồ sơ được phê duyệt.
Thông thường, trong thời gian xử lý hồ sơ, chuyên viên sẽ liên hệ với Đương đơn hoặc Bên nhận ủy quyền (trường hợp ủy quyền) để thông báo về việc hồ sơ đáp ứng yêu cầu hay cần điều chỉnh/bổ sung. Do đó, Đương đơn/Bên nhận ủy quyền nên chú ý điện thoại trong thời gian này.
Bên cạnh đó, sau khi nhận được tiền thanh toán BHXH một lần, Đương đơn/Bên nhận ủy quyền nên đối chiếu số tiền thực nhận với số tiền được ghi nhận trong Quyết định về việc hưởng BHXH một lần. Trường hợp có sai xót, Đương đơn/Bên nhận ủy quyền nên tiến hành khiếu nại đến Cơ quan BHXH để được giải quyết.
Về phía LNV, chúng tôi đã có kinh nghiệm thực hiện thành công thủ tục nhận BHXH một lần cho nhiều Khách hàng Việt Nam hiện đang sinh sống và làm việc ở quốc gia, khu vực khác trên thế giới. LNV hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hữu ích và chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của Quý Khàng hàng liên quan đến thủ tục nêu trên.
Người thực hiện: Ngọc Mai
Lưu ý: Bài viết này được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật Việt Nam (hiện hành) và kinh nghiệm thực tế. Những thông tin tại bài viết này chỉ nên được sử dụng nhằm mục đích tham khảo. Chúng tôi không chịu trách nhiệm hay có nghĩa vụ pháp lý đối với bất kỳ cá nhân, tổ chức nào sử dụng thông tin tại bài viết này ngoài mục đích tham khảo. Trước khi đưa ra bất kỳ sự lựa chọn hoặc quyết định nào, Quý khách vui lòng tham vấn thêm các khuyến nghị một cách chính thức, hoặc liên hệ LexNovum Lawyers để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi.
Vui lòng trích dẫn nguồn “LexNovum Lawyers” khi sử dụng hoặc chia sẻ bài viết này tại bất kỳ đâu.